Tareas del área de gestión documental

A continuación se presenta una breve reseña del trabajo archivístico realizado:
En el marco de la Comisión de Selección, Evaluación y Expurgo se confecciona una Tabla de Plazos Precaucionales (TPP) la cual incluye la legislación nacional general y específica aplicada para cada caso. Dicha tabla se toma como herramienta fundamental para proceder a la evaluación y expurgo de las series documentales de forma fundada.
Se ha suspendido la aplicación de la TPP momentaneamente.(Nota 29 de setiembre de 2015).

– La Tabla de Plazos Precaucionales (TPP) se aprueba el día 10 de mayo de 2011, por Resolución Nº7 del Consejo Directivo Central (CDC). Dicha TPP además de ser el instrumento de trabajo específico para esta área cumple también la función de impartir desde el AGU normativa y normalización en los procesos de trabajo hacia el resto de la Universidad brindando apoyo a las dependencias que cuentan con archivo.

– Desde que se inició la tarea en febrero de 2008 hasta el momento se han evaluado, seleccionado y expurgado 18 años de documentación, los cuales equivalen a 115.600 expedientes que corresponden al período 1987 – 2004. Del volumen total de documentación revisada se eliminaron expedientes que equivalen al 80 % de ese total.

– La realización de este trabajo permitió trasladar 10 años de documentación que corresponden al período 2002 – 2011 desde la Reguladora de Trámite a nuestros depósitos. La documentación fue acondicionada  en nuevos contenedores, con un procesamiento que no sólo permitirá facilitar su ubicación sino que garantiza las condiciones de conservación apropiadas. De esta forma colaboramos con mejorar la gestión administrativa sirviendo para la solución de problemas desde el ámbito que es competencia del Archivo.

– Luego de un trabajo de relevamiento de Servicios de Bedelías de la Udelar el 29 de julio de 2014 es aprobada la TPP de Documentos Estudiantiles, mediante Resolución Nº 57 del CDC.

– En el correr del año 2015 se comenzó el proceso de revisión de la TPP, a través del relevamiento de series documentales en cada unidad productora correspondientes al área contable y al momento se encuentra en estudio la adjudicación de plazos de retención. Por lo tanto la aplicación de la TPP aprobada en el año 2011 se encuentra suspendida esperando la entrada en vigencia con las modificaciones correspondientes.