actividades

Tareas

Breve reseña del trabajo archivístico realizado:
En el marco de la Comisión de Selección, Evaluación y Expurgo se confecciona una Tabla de Plazos Precaucionales (TPP) que la misma incluye legislación nacional general y específica aplicada para cada caso. La cual se toma como herramienta fundamental para proceder a la evaluación y expurgo de las series documentales de forma fundada.
Se ha suspendido la aplicación de la TPP momentaneamente.(Nota 29 de setiembre de 2015).

-Se aprueba el día 10 de mayo de 2011, Resolución Nº7 por el CDC, dicha TPP no solamente cumple la función de instrumento de trabajo para esta área específicamente sino que sirve para impartir desde el AGU normativa y normalización en los procesos de trabajo hacia el resto de la Universidad brindando apoyo a las dependencias que cuentan con archivo.

– Al momento desde que se inicio la tarea en febrero de 2008 se han evaluado, seleccionado y expurgado 18 años de documentación, los cuales equivalen a 115.600 expedientes que corresponden al período 1987 – 2004. Del volumen total de documentación revisada se eliminaron expedientes que equivalen al 80 % de ese total.

– La realización de este trabajo nos ha permitido trasladar de Reguladora de Trámite 10 años de documentación que corresponden al período 2002 – 2011 que debían estar en nuestros depósitos. Se han bajado y reacondicionado en nuevos contenedores, con un procesamiento que no sólo permitiera ubicarlos fácilmente sino que garantizara las condiciones de conservación apropiadas. De esta forma ayudamos a mejorar la gestión administrativa sirviendo para la solución de problemas desde el ámbito que es competencia del Archivo.

– Luego de un trabajo de relevamiento de Servicios de Bedelías de la Udelar el 29 de julio de 2014 es aprobada la TPP de Documentos Estudiantiles, mediante Resolución Nº 57 del Consejo Directivo Central (CDC).

– En el correr del año 2015 se comenzó el proceso de revisión de la TPP, a través del relevamiento de series documentales en cada unidad productora correspondientes al área contable, al momento se encuentra en estudio la adjudicación de plazos de retención. Por lo cual la aplicación de la TPP aprobada en el año 2011 se encuentra suspendida esperando la entrada en vigencia con las modificaciones correspondientes.

Capacitación

Por la reiterada consulta al Archivo de dependencias que albergan documentación con respecto a procedimientos a llevar a cabo para tratarlos, hemos tenido como Archivo General de la UDELAR asesorar a todos aquellos que lo necesitaran.

Este fue un punto de partida para implementar como medida que el AGU sea un refernte que aporte soluciones, de esta forma también ahondamos en las diferentes problemáticas generando un ámbito de discusión y reflexión en el cual nos retroalimentamos.

En la actualidad como uno de los resultados de las tareas realizadas en el marco del Proyecto de Mejora de Gestión a Corto Plazo (más adelante detallado en el Área de Proyectos), creamos un insumo para seguir capacitando y trabajando con el resto de los Servicios Universitarios, llamado “Buenas Prácticas en Archivos Universitarios”.

Cada vez más tratando de acercanrnos a ser un servicio integral en el cual podamos ser centro de apoyo continuo.