El viernes 25 de setiembre se llevó a cabo, en el Centro de Posgrados de la Facultad de Ciencias Económicas y de Administración, la segunda jornada de trabajo "Una propuesta de articulación estratégica de la Gestión para el Desarrollo Institucional", convocada por el Prorrectorado de Gestión (PRG). La actividad tuvo como objetivo principal continuar el intercambio de experiencias y saberes entre jerarcas de diferentes ámbitos de la Udelar, para identificar oportunidades de mejora en la gestión de la institución.
La jornada inició con las palabras de Luis Leopold, prorrector de Gestión, quien agradeció la presencia de las personas participantes; en especial a Jorge Xavier, decano de la Facultad de Ciencias Económicas y de Administración (FCEA) y a Heidy Montenegro, directora de la División Administrativa (FCEA), por compartir las instalaciones para la realización del encuentro y por su compromiso con la propuesta. Destacó, asimismo, el rol de la FCEA durante la emergencia sanitaria, por su solvencia técnica y asesoramiento constante para la adaptación de la Universidad al nuevo contexto.
Continuaron Danny Freira, directora del Departamento de Administración (FCEA), a cargo de la conducción de la jornada y Mariela De León, directora subrrogante del Servicio Central de Informática (Seciu), quien expuso sobre su experiencia de gestión y organización.
Participaron del encuentro rectorado, autoridades de direcciones generales y de división de Oficinas Centrales, la Comisión Coordinadora del Interior, el Servicio de Relaciones Internacionales, Bienestar Universitario y el Plan de Obras de Mediano y Largo Plazo.
“La mejor forma de defender la institución es transformándola”
El prorrector comenzó su exposición reafirmando que estas instancias son un espacio para reflexionar sobre la gestión de la institución a corto y largo plazo, organizar la cartera de proyectos mediante una visión global y transversal, y definir su gobernanza mediante la toma de decisiones. Para ello, indicó que estos intercambios entre autoridades son una clave fundamental para la articulación entre los servicios.
Destacó que la Udelar cuenta con capacidades técnicas y administrativas de calidad y la posibilidad de su transversalización redundará en el desarrollo eficiente de la gestión. A su vez, señaló la importancia de no perder el foco en la “dimensión país” de la institución.
“La Udelar puede y debe ser un ejemplo a seguir en el desarrollo de soluciones innovadoras para la gestión de las instituciones públicas”, aseguró el prorrector.
El PRG cuenta con cuatro lineamientos definidos (Transformación organizativa, Tecnologías de la gestión y Gobierno Abierto, Gestión de Campus y Escuela de Gobierno) integrados por diversos proyectos. En la primera jornada, el pasado 28 de agosto, se dieron a conocer proyectos de direcciones generales y divisiones que, por sus objetivos específicos, pueden incorporarse a alguno de estos ejes de trabajo.
“Debemos preguntarnos cómo articulamos, modificamos y transversalizamos estos proyectos. Cómo organizamos la cartera de proyectos relacionados”, comentó L. Leopold.
A partir de estas premisas, adelantó que en las jornadas se contará con aportes internos, “para explicar lo que hacemos”, y con aportes externos de profesionales con expertise en las necesidades identificadas.
Leopold invitó a sostener un clima de transformación (“[…] hablar de cambiar algunas cosas tiene que ser bien recibido por el colectivo”), fortalecer cambios en la gestión con una fuerte incorporación de las TICs (“[…] ya estamos logrando cambios conducidos por Seciu”) e impulsar el desarrollo de un campus universitario (“[…] la Universidad del S. XXI viene optimizando esto desde principios del siglo”).
Danny Freira, a modo de epílogo de las palabras del prorrector, señaló la importancia de tender hacia una “mirada de lo general a lo particular […] y a cuestionarse “¿quiénes deben estar presentes para que sucedan las transformaciones?”.
Gestión de proyectos en el Servicio Central de Informática
La directora de Seciu, Mariela De León, dio inicio a su alocución sobre los procesos de dirección y organización del Servicio. Indicó que al incorporarse a la institución debió adecuar sus conocimientos a las necesidades y demandas específicas de los servicios que integran la Udelar. De esta forma pudo concentrar su atención en la generación de nuevas herramientas y la mejora de las ya existentes.
De León, hizo hincapié en la importancia de lograr una comunicación interna y externa óptima. Por una parte, explicó que dar a conocer los proyectos del Seciu al resto de los servicios de la Udelar, (capacidad que mejoró durante la emergencia sanitaria) fomenta la articulación entre los servicios.“Existen proyectos que parecen solo del Seciu, pero son transversales a toda la Udelar”, sostuvo De León.
Mientras que, por otra parte, la comunicación y organización interna son componentes esenciales para el desarrollo diario. A continuación, expuso formas y herramientas que utiliza para conseguir los objetivos.
En el servicio hay más de cien personas trabajando y, para su organización, se requiere definir jerarquías para la coordinación, definición de prioridades y toma de decisiones. De esta forma, y mediante reuniones de equipo semanales, logran que el grupo de trabajo se involucre y conozca la totalidad de los proyectos en los que está trabajando el Seciu.
Para la organización de las actividades utiliza como herramientas planillas de calc, Redmine Solutions, la nube Udelar, entre otras. Aprovechó la actividad para instar a las y los participantes al uso de las plataformas que elabora o proporciona la institución como forma de unificar criterios y facilitar el intercambio de información.
Para concluir, recalcó que la confianza en el equipo, en sus formas y tiempos, es fundamental para el correcto desarrollo de los objetivos.
D. Freira resumió la primera parte de la jornada, aseverando la necesidad de “tener un mapa, un bosque, para conocer el ecosistema de la institución”.
La segunda etapa de la jornada se desarrolló en formato de taller de intercambio y trabajo, conducido por Freira, para tratar los temas de jerarquización y gobernanza y visualizar la cartera actual de proyectos y sus posibilidades de articulación.
El PRG convocará a estas instancias con periodicidad mensual, con la finalidad de continuar el intercambio y la colaboración, y reafirmar el compromiso entre las partes involucradas para la toma de decisiones.
Fotografías: Unidad de Comunicación de FCEA, Udelar
