En el último año, el Instituto Superior de Educación Física (ISEF) de la Universidad de la Reṕública (Udelar) impulsó una serie de transformaciones en el diseño organizacional de sus áreas administrativas, lo que involucró la participación de todos los actores vinculados a la institución. La directora del ISEF, Mariana Sarni, relató los comienzos de su gestión, cuando visualizó diferentes áreas en las que debía trabajarse en mayor profundidad. Uno de esos focos era la División Administrativa, que debía transformarse con una visión estratégica. “Comprometimos a la gente a trabajar de una forma que solucionara los problemas que veníamos identificando a nivel de la administración en general”, explicó Sarni.
Esto redundó en que el ISEF esté actualmente orientado por su Plan de Desarrollo Institucional (PDI), en cuya elaboración e implementación participaron los tres órdenes del cogobierno (docentes, egresados y estudiantes), así como el funcionariado técnico, administrativo y de servicios (TAS).
El PDI profundiza programas de “consolidación académica” del cuerpo docente en función de los objetivos estratégicos. Estos objetivos están organizados en torno a cinco ejes programáticos: consolidación institucional del ISEF; fortalecimiento de las estructuras académicas; producción de conocimiento, formación académica y formación profesional; redes académicas y vínculos interinstitucionales; y mejora de las condiciones de estudio y trabajo, sistema de cuidados y derechos de todas y todos.
Esto implicó mejoras en el tiempo de resolución de los expedientes, la distribución del trabajo, el acople con el PDI de las diferentes direcciones que se articulan con el proyecto. “Entonces definimos juntarlos a todos, sobre todo en principio a los compañeros de la división, que desempeñaban roles de jefaturas, y planteamos la idea de empezar a trabajar con una lógica de plan estratégico institucional”, relató Sarni, cuyo armado conllevó unos seis meses de trabajo.
Uno de los principales desafíos al comienzo fue explicar a los equipos de trabajo de qué se habla cuando se habla de planificación estratégica y fomentar el trabajo participativo a través de la generación de acciones en el marco de tareas institucionales colectivas. “Lo primero que hicimos fue formar a la gente. Eso no fue una resistencia, sino un proceso de invitación que fue agradable”, explicó Sarni.
Por su parte, la asistente académica Silvia Lavarello señaló que los principales desafíos se concentraron en el nivel operativo, e involucró a los equipos de trabajo en el delineado de los objetivos generales y estratégicos. Esto implica hacerse preguntas como: qué acciones realizo para cumplir estos objetivos o qué plazos defino para cumplir. “Enfrentarse a eso les pareció desafiante y fue empezar a entender de qué estábamos hablando”, afirmó Lavarello.
El Instituto elaboró el Plan Estratégico de Gestión Administrativa (PLEGA) que apostó al cambio de funcionamiento y de procesos. Sarni destacó que uno de los principales cambios es que el funcionariado se “integró a la consolidación institucional desde su trabajo”. “Ese trabajo vehiculizó todo el plan e integró a funcionarios TAS con docentes, en una gestión común. Nadie quedó por fuera”, resaltó la directora. Estos cambios también implicaron transparentar la información. “Se puso el presupuesto arriba de la mesa para que lo vieran estudiantes, egresados y docentes”, agregó Lavarello.
Asimismo, la directora recordó que el ISEF es un servicio “en crecimiento” que aún no está configurado por completo como una unidad ejecutora de Udelar, por lo que, opina, la resistencia al cambio “no fue tanta”. “Nosotros empezamos a notar que la División Administrativa funcionaba por líneas separadas, no se articulaban entre ellos”, dijo Sarni.
“Lo que hizo el PLEGA fue poner en contacto a las funciones y, necesariamente, conectarlas. El diálogo era entre las personas, no en relación a las funciones”, explicó Sarni, quien agregó: “Se puso la tarea en el medio y la gente empezó a conversar en relación a la tarea”. Un ejemplo cotidiano de esto fue la apertura de un comedor para funcionarios. “Muchos de ellos se empezaron a conocer allí, siendo muy chico, comiendo juntos”, señaló.
Un aspecto innovador fue la elaboración de informes periódicos, lo que motiva al funcionariado a la evaluación constante. Las tareas son presentadas en función de un proyecto común, por lo que los funcionarios deben evaluar sus aportes al proyecto del que participan a través de informes en función del PLEGA. En algunas áreas se complementa con consultas a usuarios para medir los niveles de satisfacción e identificar aspectos de posible mejora. Esto derivó en iniciativas como manuales de usuario para disponibilizar procesos de trámites y solicitudes administrativas, lo que permitió además estandarizar procesos para todo el funcionariado.
Sarni explicó que al momento de iniciar el delineado del PLEGA, se realizó un diagnóstico general de la institución, con foco en la División Administrativa. Para ello se designó a Lavarello, en su rol de asistente académica, en el proceso de elaboración del Plan. “Primero juntamos a la gente, pusimos sobre la mesa la situación de cada una de las partes de la institución en el diagnóstico, y a partir de ahí, entre todos, definimos cuáles objetivos estratégicos podíamos ponernos a dos años, para hacer un primer piloto de trabajo”, relató la directora. A partir de ahí, cada uno de los jefes se formó en el método de elaboración, que luego fue replicado con sus equipos.
Parte de mejorar el aspecto administrativo está vinculado a varios aspectos relacionados con la higiene, la infraestructura, el personal, entre otras aristas. “Veíamos que había cosas que no se estaban atendiendo como nosotros hubiéramos preferido. No funcionaba mal, pero podía funcionar muchísimo mejor”, explicó Sarni.
Asimismo, la directora recordó que el ISEF, como cualquier servicio universitario, tiene un área referida a sueldos y gastos, aunque es un centro que está terminando de definir su estructura. Por tal motivo, durante el último periodo, el Instituto comenzó a reasignar fondos presupuestales en proyectos elaborados por el propio funcionariado. “Hoy los funcionarios TAS tienen su propio programa de desarrollo con financiación interna”, afirmó Sarni y opinó que se le “prestó atención a un espacio que en general no se revisa”.
“El objetivo de esto fue cambiar la administración a la gestión, que es un tema institucional para nosotros, y eso genera cosas que son hoy posibles puntos de desarrollo”, concluyó Sarni.
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