Montevideo, 27 de abril 2020
En el marco del Decreto 93/020 de 13/03/020 y de las Resoluciones adoptadas por el Gobierno Nacional ante la situación de emergencia sanitaria provocada por el COVID - 19, considerando las resoluciones adoptadas por el Sr. Rector, las Direcciones Generales de Auditoria y Administración Financiera han trabajado en definir procedimientos de trabajo a seguir en la modalidad de Teletrabajo.
Ante la realidad del trabajo a distancia y la consecuente imposibilidad de llevar adelante los trámites de estilo con todas las garantías sustantivas y formales asociadas, estas pautas tienen como objetivo aminorar los riesgos y brindar ciertas garantías mínimas, a la vez que permitir cierto control interno en las tareas realizadas en esta modalidad excepcional de trabajo, considerando las limitaciones existentes.
Estos procedimientos estarán vigentes mientras se continúen desempeñando funciones de forma remota, no se encuentre disponible la firma electrónica, y hasta la próxima implementación del Expediente Electrónico como vía de trámite, en este contexto de emergencia sanitaria. Para esa instancia se comunicarán los procedimientos adecuados. Ello, sin perjuicio de los ajustes normativos que luego de la emergencia sanitaria, pudieren corresponder.
En ese marco, definiremos procedimientos, los que se entiende deberán ser adaptados a la realidad y forma de trabajo de los Servicios Universitarios, manteniendo los aspectos de seguridad y control establecidos y definidos en los mismos, por entenderse como mínimos necesarios.
Se utilizará el nombre de área de Compras haciendo referencia al área donde se realizan los procedimientos para la realización de las adquisiciones. En los diferentes Servicios pueden tener nombres distintos (adquisiciones, suministros, etc) por lo cual en cada caso deberá ser adaptado.
Tener en cuenta que:
I. Las comunicaciones entre las áreas deben realizarse a través de casillas de correo institucionales.
II. Se deberá mantener un registro y archivo informático adecuado de la documentación, información y trámites realizados. Para esto, los referentes informáticos de cada servicio, así como los de las respectivas Direcciones Generales – si los hubiera- facilitarán la forma de llevar respaldos adecuados de dichos archivos.
III. Es deseable que se comunique a los funcionarios las direcciones electrónicas institucionales a las cuales debe remitirse información, así como los requisitos de la documentación que en este momento se les estaría solicitando. En caso en que el área no cuente con dirección de correo institucional se deberá crear una a tales efectos.
IV. Atendiendo a la capacidad limitada de los servidores de correo la documentación que se adjunte escaneada deberá ser aquella imprescindible para continuar el trámite que se está realizando y en baja resolución.
PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO EN FORMA NO PRESENCIAL
La autoridad del Servicio deberá definir y comunicar el listado autorizado de sectores/áreas donde se recibirán bienes y documentación (facturas), así como los responsables de cada sector/área. Podrá definirse un área principal de recepción con un responsable designado siendo dicho responsable quien centralice y remita los bienes a los destinatarios finales.
1) Finalización de procesos de compras ya iniciados: bienes pendientes de recepción
Prestación de servicios regulares
Compras:
- Debe confeccionar listado con información al momento de comenzar a trabajar en forma no presencial de:
1) bienes pendientes de recepción
2) servicios con contrato vigente, fechas en que serán prestados los mismos, con el fin de coordinar con los responsables designados
Dichos listado deben contener, entre otros datos relevantes, los siguientes:
- sector solicitante (o si es para mantener en stock)
- detalle de los bienes/servicios a recibir
- proveedor (nombre, RUT, etc)
- fecha estimada en que se recibirá el bien o fecha de prestación del servicio
- Coordina vía mail con el proveedor y con el responsable de la recepción fecha, lugar y hora de entrega
- Mantiene archivo informático de las comunicaciones realizadas vía mail
- Remite Orden de Compra vía mail al sector responsable de la recepción de los bienes.
Responsable de la recepción de los bienes:
- Recibe vía mail la Orden de Compra
- Controla la recepción de los bienes de acuerdo a lo especificado en la Orden de Compra
- Envía mail a Compras informando la recepción conforme de los bienes
- En caso de recibir del proveedor factura en formato papel la remitirá conformada (recepción conforme, firma y aclaración) vía mail a Compras.
- Dependiendo del tipo de bien recibido deberá distribuirlo a los solicitantes o mantenerlos en stock a la espera de ser solicitados (en caso de bienes de uso habitual como por ejemplo papelería, productos de limpieza, etc.).
- Al entregar/distribuir los bienes:
1) Coordina vía mail la entrega de los bienes al solicitante.
2) Registra los movimientos de stock en sistema (en caso de contar con el mismo) o en planillas auxiliares.
Solicitante autorizado:
- Deja constancia de la recepción de los bienes, la remite vía mail a Compras.
- Opciones:
1) fecha y firma en copia de la factura (cuando se trata de la compra para un solo sector),
2) fecha y firma en formulario/nota detallando bienes recibidos.
Compras:
- Recibe por vía mail la factura: factura electrónica del proveedor o la que haya recibido por vía mail del responsable de la recepción de los bienes o prestación del servicio.
- Remite vía mail la factura conformada por quien recibió los bienes/servicios
- Contaduría (para el control de la documentación, intervención y gestión del pago)
- En caso de corresponder la compra realizada a bienes muebles o bienes sujetos a la realización de inventario también la enviará a Sector Inventario.
2) Inicio de nuevos procedimientos de compras
Solicitante autorizado:
- Remite mail a Compras con la solicitud de compra o el formulario correspondiente (se sugiere que los Servicios universitarios tengan el formulario correspondiente con acceso en la web o se solicite al área de compras vía mail).
Es deseable que el formulario contenga:
- detalle y fecha de lo solicitado,
- datos y firma con aclaración del solicitante (que corresponda a una persona autorizada),
- información por Si/No Stock. Si es Si, informar financiación y con fecha y firma,
- autorización del inicio del proceso de compra de acuerdo a Plan Anual de Compras o contingencias justificadas con fecha y firma,
- estimación de precios realizada por Compras con fecha y firma,
- informe de disponibilidad (fecha y firma),
- autorización del gasto (fecha y firma del Ordenador).
Cada uno de los actores deja constancia de su parte en el formulario y envía via mail a la siguiente área en el proceso.
Compras:
Si el área de Compras tiene acceso a los sistemas de gestión desde su domicilio realizará los correspondientes registros en el mismo.
Si el área de Compras no tiene acceso a los sistemas o no posee sistemas de gestión numerará las solicitudes recibidas y las registrará en planillas auxiliares.
- si hay stock cumple la solicitud
- si no hay stock (informado en Formulario) remite vía mail la solicitud numerada (o Formulario) al responsable de autorizar la iniciación del proceso de contratación, de acuerdo al Plan Anual de Compras.
El responsable designado remite mail a Sección Compras/Suministros autorizando o denegando el inicio del proceso de compra (indicando número de solicitud y concepto).
En caso de utilizar Formulario el responsable lo recibe vía mail de Compras, informa si/no autoriza y lo devuelve firmado vía mail a Compras.
- recibe del solicitante la autorización para iniciar el proceso de contratación
- en caso de recibir denegatoria para la iniciar el proceso de contratación lo comunica vía mail al solicitante.
- Realiza la estimación de la compra por medio de cotizaciones, valores históricos y/o valores de mercado.
- Remite vía mail la solicitud autorizada y la estimación de la compra a Contaduría.
- En caso de utilizar Formulario remite el mismo vía mail a Contaduría
Contaduría:
- Si existe disponibilidad emite Informe de disponibilidad favorable. Realiza AFECTACIÓN en SIIF y registro en Sistema Auxiliar en caso de corresponder (pasa al Ordenador)
- En caso de no existir disponibilidad comunica vía mail a Sección Compras/Suministros y esta última lo comunica al solicitante vía mail indicando número de solicitud y detalle de concepto).
- En caso de utilizar Formulario deja constancia de lo descripto anteriormente en dicho formulario.
- Emite mail al Ordenador con la solicitud autorizada y el informe de disponibilidad favorable.
- En caso de utilizar Formulario Único lo remite al Ordenador.
Ordenador:
- Autoriza el gasto vía mail a Contaduría indicando número de solicitud y detalle de concepto
- En caso de no autorizar el gasto lo comunica vía mail a Contaduría indicando número de solicitud y detalle de concepto (a efectos de revertir la reserva del crédito). Contaduría comunica vía mail a Compras y esta última lo comunica al solicitante vía mail.
- En caso de utilizar Formulario se deja constancia de lo descripto anteriormente en dicho formulario.
Compras:
▪ Realiza el procedimiento de adquisición según modalidades del art. 33 del TOCAF.
Considerar especialmente en estas circunstancias el Comunicado Interno N.º 51/2020 de la Dirección General de Administración Financiera el cual expone la información emitida por la ACCE en relación a Aperturas Electrónicas.
En dicho comunicado se manifiesta que sin perjuicio de que los organismos adopten la Apertura Electrónica para aquellos que aún no la tienen se realizan recomendaciones en cuanto a:
• recepción de ofertas vía correo electrónico en cumplimiento art. 63 TOCAF,
• formato de los documentos que integran las ofertas,
• manejo de documentación “Confidencial” en las ofertas,
• evitar apertura de ofertas presenciales recurriendo a herramientas virtuales, garantizando la legalidad del proceso.
Por otra parte se recomienda también utilizar la posibilidad de aumentar el objeto de compra según lo establecido por el art. 74 del TOCAF con el fin de aprovechar un procedimiento de compra ya realizado.
Las prestaciones objeto de contratos podrán aumentarse, respetando sus condiciones y modalidades y con adecuación de los plazos respectivos, hasta un máximo del 20% de su valor original y siempre que el monto definitivo no sobrepase el límite máximo de aprobación para el cual está facultada la respectiva autoridad. Cuando exceda ese límite deberá recabarse la aprobación previa de la autoridad competente.
También podrán aumentarse en las proporciones que sea de interés para la Administración y que excedan de las antes indicadas, con acuerdo del adjudicatario y en las mismas condiciones preestablecidas en materia de su aprobación. En ningún caso los aumentos podrán exceder el 100% del objeto del contrato.
- Con las ofertas recibidas elabora cuadro comparativo de ofertas y remite mail al Ordenador recomendando la adjudicación. En caso de constituirse CADEA Compras coordina vía mail con la misma y recibe la recomendación de la CADEA remitiéndola vía mail al Ordenador.
En caso de utilizar Formulario remite al Ordenador dicho formulario con todas las actuaciones previas para la toma de decisión sobre la adjudicación.
Ordenador:
- Resuelve la adquisición
- Remite mail al Contador con la resolución de adjudicación (indicando número de solicitud y detalle de concepto).
- En caso de no adjudicar comunica vía mail al Contador (a efectos de revertir la reserva del crédito). Contaduría comunica vía mail a Compras y esta última lo comunica al solicitante vía mail.
Contaduría:
- El Contador interviene preventivamente el Gasto
- Se realiza el Compromiso SIIF
- Se remite a Compras vía mail la solicitud numerada autorizada o Formulario, la resolución de adjudicación, la intervención del Contador y el compromiso SIIF.
- En caso que el Contador Delegado no intervenga el gasto, sus observaciones se remiten al Ordenador vía mail a efectos de que éste las acepte o reitere el gasto.
- Si el Ordenar reitera el gasto lo comunica vía mail al Contador y a Compras para continuar con el procedimiento.
Compras:
- Emite Orden de Compra
- Notifica vía mail al proveedor adjudicado.
No se debe omitir en la Orden de Compra los datos: objeto de la compra, especificaciones del producto y cantidades, datos del proveedor, precio y forma de pago (monto, moneda, financiación), condiciones especiales, plazo fecha de entrega, lugar de entrega, responsable de la recepción.
- Coordinará recepción de los bienes de acuerdo a lo establecido al comienzo de este documento.
Es importante que el área de Compras-Suministros tenga un registro de todos los trámites que se procesan remotamente así como los que se procesan en las guardias presenciales, a efectos de reordenar toda la documentación física cuando se vuelva a la tarea en la oficinas en forma presencial.
Dr. Luis Leopold
Pro Rector de Gestión