La Dirección General de Administración Financiera (DGAF) junto al Servicio Central de Informática (SeCIU) y el Prorrectorado de Gestión (PRG) de la Universidad de la República (Udelar) presentaron las etapas de implementación del nuevo sistema de Compras en una actividad realizada en el edificio Clotilde del Campus Luisi Janicki: pioneras universitarias que convocó a los referentes de adquisiciones de distintos servicios de la Udelar.
La actividad se enmarca en el proyecto Recursos Materiales, que propone la implementación de un nuevo software de compras que toma como base el sistema vigente en el Hospital de Clínicas (HC). En vista de los buenos resultados que arrojó su uso por parte del hospital, desde 2024 el PRG impulsa la extensión de este sistema al resto de los servicios universitarios, lo que implicó su adaptación por parte del equipo de SeCIU y su posterior aplicación en tres servicios piloto.
La directora de DGAF, Gabriela Rossa, relató el proceso de gestación de esta iniciativa, que conllevó una etapa inicial de convocar a las diversas áreas de compras para identificar prioridades y fortalezas por medio de grupos de trabajo. “Una de las debilidades encontradas fue la falta de un sistema de gestión que empiece a ayudar en su tarea. A raíz de esos grupos de trabajo la propuesta se presentó al Consejo Delegado de Gestión (CDG), que invocó a avanzar en el sistema de compras”, explicó Rossa.
Asimismo, la directora explicó que se buscó llevar el sistema del hospital a “un nuevo nivel” e incluir funcionalidades que no estaban previstas. En la primera fase del desarrollo se trabajó en la autenticación del sistema y en la mejora de la gestión de stock, así como la interacción con los distintos sistemas del Estado, como el Sistema de Información de Compras y Contrataciones Estatales (SICE), el Registro Único de Proveedores del Estado (RUPE) y el Sistema Informático de Recepción de Factura Electrónica (SIRFE).
La segunda fase implicó la implementación del sistema en tres servicios piloto: Facultad de Artes, Facultad de Odontología y Oficinas Centrales. Para ello se trabajó en tareas relacionadas al Plan Anual de Compras (PAC) y las solicitudes emergentes desde los distintos actores de los servicios universitarios realizados a través del sistema.
Por su parte, Gimena Gasco, coordinadora del equipo funcional de SeCIU, relató el inicio del desarrollo del sistema, para el que se logró una primera versión “estable” en 2024 que contemplaba los requerimientos iniciales. En base a la experiencia del Hospital de Clínicas, se incorporaron los requerimientos iniciales relevados en la nueva versión con los servicios piloto.
A partir de allí, a comienzos de 2025 se inició una etapa de relevamiento en servicios piloto con el objetivo de analizar los procesos de compra y la gestión de stock. Gasco indicó que este trabajo permitió “ver todo el proceso de la compra, incluido la gestión del stock” y ajustar el desarrollo del sistema.
En mayo de 2025 se realizó una instancia de validación con estos servicios mediante talleres en los que se presentó el sistema en funcionamiento. Si bien “cumplía gran parte” de los requerimientos, la exposición permitió identificar aspectos a modificar e incorporar. Esto llevó a que en junio se redefinieran el alcance y el cronograma de la primera fase del proyecto.
En agosto se realizaron capacitaciones presenciales y el sistema se puso en producción en los servicios piloto. De acuerdo con Gasco, el cometido fue que los usuarios pudieran canalizar sus previsiones de compra a través de la plataforma, y consolidarlas en la planificación para el próximo año.
Entre las funcionalidades implementadas se encuentran la creación de planillas y previsiones, es decir, la planificación de compras a futuro, así como la recepción y análisis de solicitudes por parte de las áreas de compras. Este proceso se propone a futuro evaluar si las demandas pueden ser atendidas, al considerar factores como la disponibilidad de stock o la existencia de procedimientos en curso, potencialidades que aún no se han extendido. Luego, el sistema permite consolidar la información a nivel de unidades ejecutoras, lo que facilita definir los procedimientos a incluir en el PAC.
Como resultado de esta segunda etapa, en diciembre de 2025 los tres servicios piloto lograron publicar sus planes de compras definidos para 2026. En particular, la Facultad de Odontología utilizó una funcionalidad de exportación en formato CSV para cargar los datos en la plataforma PAC del sistema SICE, lo que permitió “evitar la duplicación de tareas”, según se destacó en la presentación.
De cara a lo que resta de este año, la Udelar prevé avanzar en la tercera fase del proyecto, que incluye dos líneas de trabajo. Por un lado, desde junio se incorporará a los demás servicios universitarios al uso del sistema para la elaboración del PAC 2027. Por otro lado, a partir del próximo julio los servicios piloto comenzarán a utilizar nuevas funcionalidades vinculadas a la ejecución de procedimientos de compra.
Asimismo, se proyecta que hacia octubre se pueda dar continuidad a estos procesos con la incorporación de herramientas para la actualización y gestión de stock, y completar así el ciclo integral de compras dentro del sistema.
La experiencia en los “servicios piloto”
Carolina Espiga, directora de Compras de la Facultad de Artes relató la experiencia de ese servicio en la implementación del nuevo sistema y que el inicio estuvo marcado por dificultades propias de todo proceso de cambio. No obstante, subrayó que el acompañamiento de SeCIU fue “fundamental para empezar a integrarse a nuestro sistema y a la lógica del sistema”. En ese sentido, remarcó que la implementación tecnológica se dio en paralelo a un proceso de consolidación institucional de la facultad, creada en 2021, que atravesó en el último año una mudanza que implicó unificar seis locales en un único edificio, lo que demandó esfuerzos significativos de gestión.
“A pesar de las dificultades que fuimos teniendo a nivel de gestión, pudimos cumplir con entrar al sistema, crear las planillas y capacitar a los usuarios”, señaló. Si bien reconoció que los volúmenes de compras procesados aún son bajos, lo atribuyó a la coyuntura particular del servicio. De todos modos, afirmó que existe un “compromiso institucional” para continuar desarrollando el sistema y consolidar su uso en el mediano plazo.
En su intervención, Espiga enfatizó que el sistema de compras no involucra únicamente a las áreas administrativas, sino que “interpela a todos los agentes y actores” de la institución. Por ello, consideró clave el involucramiento de solicitantes, decanato, contaduría y equipos de compras para asegurar su funcionamiento. “Esto sale adelante si todos estamos en el mismo barco”, sostuvo, en referencia a la necesidad de una coordinación transversal.
Asimismo, planteó que el sistema deberá adaptarse a las dinámicas reales de compra de la institución. “Las compras se van a poder hacer igual. El sistema se va a tener que adaptar y no vamos a estar sin comprar por la adaptación a la realidad del sistema”, afirmó, al tiempo que señaló que el acompañamiento técnico permitirá resolver dificultades operativas y ajustar procedimientos.
Uno de los principales desafíos identificados es la gestión del cambio. Espiga advirtió que “como todo cambio es resistente”, aunque confió en que el respaldo institucional contribuirá a superar esas barreras. En ese marco, destacó la importancia de definir referentes claros, institucionales, funcionales e informáticos, que faciliten la comunicación y mejoren los resultados del proceso.
Desde el punto de vista operativo, la Facultad de Artes trabajó en la generación de planillas organizadas por “familias” de productos, con lo que se alcanzó un total de 47 formularios, pese a tratarse de un servicio de menor escala presupuestal. Este trabajo implicó, durante la etapa inicial, una “duplicación” de tareas, ya que se mantuvieron los formularios tradicionales en paralelo con las nuevas herramientas digitales.
En relación con la catalogación de productos, Espiga destacó el vínculo con la Agencia Reguladora de Compras Estatales (ARCE), que permitió incorporar y actualizar artículos en función de las necesidades del servicio. Según indicó, “hubo una muy buena respuesta” por parte del organismo, lo que facilita la adaptación del catálogo a las especificidades de cada área académica.
La creación de usuarios y la definición de roles también fueron aspectos centrales en la etapa preparatoria. Esto incluyó la identificación de autorizantes, quienes requieren mecanismos de autenticación mediante token, y la estructuración de los equipos que interactúan con el sistema. “Definir quiénes van a interactuar y cómo lo van a hacer es fundamental”, señaló Espiga.
Entre los beneficios esperados, la directora de Compras destacó la centralización de la información y la posibilidad de generar reportes, lo que permitirá sustituir progresivamente las planillas de cálculo utilizadas hasta ahora. También valoró la potencial mejora en la gestión de stock, aunque advirtió que requerirá un período de adaptación vinculado a la carga sistemática de datos.
Finalmente, Espiga adelantó que en los próximos meses se trabajará en la planificación de procedimientos de compra en función del presupuesto disponible, así como en la realización de instancias informativas dirigidas a los distintos actores institucionales. “Le tengo mucha fe a que esto va a facilitar”, concluyó, al tiempo que reafirmó la disposición del equipo de compras para acompañar a docentes y solicitantes durante el proceso de implementación.
