El 24 de abril de 2020, fue aprobado por el Consejo Directivo Central (CDC) el “Proyecto Expediente Electrónico en la Universidad de la República 2020”. Posteriormente, el 15 de setiembre, fueron aprobadas las nuevas fases de implementación del proyecto.
En el contexto de la emergencia sanitaria, la Fase 1 debió reformularse mediante la elaboración de un plan de contingencia de rápida implementación en la que la herramienta de expediente electrónico se volvió primordial para posibilitar las labores del personal de forma remota.
El equipo coordinador, en conjunto con el comité del proyecto1, expresaron su reconocimiento “[…] al equipo que impulsó y llevó adelante la implementación, liderado por el Servicio (Seciu) Central de Informática de la Universidad y a todos y todas las funcionarias que adoptaron la herramienta con mucha naturalidad y motivación más allá de los esfuerzos adicionales que representaba para todos adaptar el funcionamiento a nuevos procesos de trabajo en ese contexto.” (Distribuído 630.20).
A partir de la evaluación de la primera fase, el grupo de trabajo afirmó que el proyecto se encuentra apto para avanzar a la siguiente etapa y, en consecuencia, elevaron a consideración del CDC la planificación de las próximas fases. Allí tuvieron en cuenta las necesidades identificadas en cada servicio, las posibilidades del sistema y las capacidades del equipo de profesionales a cargo.
Tal como se planificó para la Fase 1 y se contempló en el plan de contingencia, los expedientes iniciados de forma electrónica han sido, hasta el momento, trámites vinculados a la gestión de personal. Los siguientes niveles prevén incluir, para finales de 2020, trámites vinculados a los cargos, concursos, cogobierno, gastos (parcial), recaudaciones, preventivos, plan de estudios, programas, carreras-cursos; para incluir en el sistema la totalidad de los actos administrativos que posibilitan el funcionamiento de la Udelar.
El CDC, en concordancia con lo expuesto en el “Informe de avance: Implementación Expediente Electrónico Udelar”, instó a profundizar y continuar el proceso de capacitación del personal de la institución para el uso de la herramienta. Para ello, el 28 de octubre de 2020 comenzó una nueva edición del curso instructivo con mejoras en los materiales didácticos y actualizaciones periódicas (el Prorrectorado de Gestión (PRG) colaboró en su elaboración, en el diseño y difusión del curso).
Asimismo, a solicitud del equipo y comité coordinador, el CDC definió suspender la vigencia de la “Instrucción de Servicio respecto al uso de la herramienta expediente electrónico en trabajo a distancia, ante la emergencia sanitaria” y en caso de ser necesario por la coyuntura sanitaria, darle la potestad al rector, Rodrigo Arím, de restablecer su vigencia de forma total o parcial.
Actualmente, se está transitando la Fase 2 y proyectando la puesta en marcha de la Fase 3. A medida que se progrese en la implementación del sistema, el Seciu realizará ajustes para optimizar su operatividad.
El sistema de expediente electrónico está comprendido en la línea programática “Tecnologías de gestión y Gobierno abierto” del PRG, que promueve nuevas formas centralizadas y descentralizadas de entender la gestión y mejorar los procesos de trabajo y estudio mediante la simplificación, simultaneidad y modernización. El PRG impulsa los avances del sistema de expediente electrónico en el entendido de que es un instrumento fundamental para el funcionamiento de la Universidad.
1Integrado por la Dirección General de Personal, Dirección General de Administración Financiera, Dirección General de Arquitectura, Dirección General Jurídica, Servicio Central de Informática, Prorrectorado de Gestión y Rectorado.
> Resolución CDC - Expediente s/n