El 16 de diciembre de 2020 se llevó a cabo, de forma remota, la reunión de evaluación del proyecto de Expediente Electrónico1. Gabriela Luján, Directora de División de Sistemas del Servicio Central de Informática (Seciu), presentó un resumen de las metas alcanzadas en 2020 y la proyección para el 2021 en relación a la implementación del Sistema en los diversos Servicios universitarios.
El camino recorrido
En 2020 se concretaron las cuatro fases previstas en el plan de trabajo de implementación del sistema de Expediente Electrónico, elaborado entre el Seciu y el comité del proyecto.
Con la finalidad de incluir en el Sistema el conjunto de actos administrativos que posibilitan el funcionamiento de la Udelar, la planificación previó incorporar, de forma escalonada en el transcurso del año, las diversas familias de trámites.
La Fase 1, puesta en producción en abril de 2020, permitió realizar los trámites vinculados a la gestión de personal en la totalidad de los Servicios universitarios.
A partir de la evaluación de la primera fase, el grupo de trabajo informó en el Consejo Directivo Central, que el proyecto se encontraba apto para avanzar a la Fase 2 y, en consecuencia, en setiembre del 2020 se comenzó a implementar e incorporar al Sistema nuevas familias de trámites: cargos, concursos, cogobierno, gastos, recaudaciones, preventivos, plan de estudios, programas, carreras y cursos. Esta fase se aplicó en dieciséis Servicios.
En diciembre de 2020, la Fase 3 – incorporación de trámites de compras y gastos – y la Fase 4 – puesta en producción e incorporación de actos administrativos del tipo aspirantías, becas, convenios, denuncias, estatutos/ordenanzas/reglamentos, informes especiales, proyectos, unidades académicas, personal/sumarios, actos y eventos –, fueron puestas en práctica en cinco Servicios.
El año culminó con la implementación de las cuatro fases en la Facultad de Derecho, Facultad de Medicina, Facultad de Ciencias, Instituto de Higiene y Escuela de Nutrición. Se realizaron en total 29.285 expedientes electrónicos, elaborados por 1.368 funcionarias y funcionarios de la Universidad.
2021, proyección
A fin de dar continuidad a la implementación del Sistema, en el primer semestre de 2021 se proyecta abordar ajustes operativos, completar la puesta en práctica de la Fase 2; 3 y 4 en la totalidad de los Servicios, incorporar la firma con la Identidad Digital que otorga Antel (TuID) y disponer de una base de compras con búsquedas específicas a definir.
Posteriormente, en el segundo semestre, se prevé incorporar la posibilidad de realizar consultas y seguimientos de expedientes en el portal de Trámites en línea de la Udelar (proyecto en construcción), dar de baja el sistema Expe+, y realizar una evaluación del desarrollo del Sistema de Resoluciones.
A medida que se progresa en la aplicación del Expediente Electrónico de la Udelar, el Seciu continuará realizando mejoras funcionales para perfeccionar su operatividad.
El sistema de expediente electrónico está comprendido en la línea programática “Tecnologías de gestión y Gobierno abierto” del PRG, que promueve nuevas formas centralizadas y descentralizadas de entender la gestión y mejorar los procesos de trabajo y estudio mediante la simplificación, simultaneidad y modernización.