Una nueva actividad enmarcada en el proyecto Comunidades de prácticas se llevó a cabo el 14 de setiembre de 2021, en esta oportunidad para el proyecto Mejora de Procesos de la Udelar impulsado por Prorrectorado de Gestión (PRG), Dirección General de Personal, Dirección General de Administración Financiera y la Dirección General de Auditoría Interna.
La instancia contó con la participación de Mabel Seroubian, Directora del Departamento de Servicios Documentales (Servicio Central de Informática -Seciu-); Beatriz Celiberti, Directora del Departamento de Biblioteca (Facultad de Enfermería); y Néstor Gamarra, Jefe de la Partida Central de Adquisiciones Bibliográficas (Departamento de Desarrollo y Gestión de Colecciones).
Las palabras introductorias estuvieron a cargo de Lucía Laviano, integrante del equipo del Prorrectorado de Gestión y referente por la línea estratégica Transformación organizativa, quién agradeció a las personas partícipes e hizo referencia a la importancia de contar con el relato de la experiencia sobre la implementación del proyecto BiUR: “es un aporte que permite allanar el camino para la identificación de métodos de trabajo, fortalezas y dificultades, dadas las semejanzas de los procesos”.
El inicio
A continuación, Mabel Serubian comenzó a enunciar los antecedentes del proyecto. Expresó que tratándose de una necesidad compartida de trabajar de una forma más organizada y normalizada, en 2004 el PRG abrió una convocatoria a representantes de las bibliotecas para comenzar un trabajo de mejora. A partir de allí se formó una comisión asesora integrada por las Áreas, Seciu y el Prorrector de Gestión. A su vez, Serubian hizo referencia a que la Udelar cuenta con una figura coordinadora denominada “Mesa de Directores Encargados de Biblioteca” que es donde se realiza la mayor parte de la toma de decisiones.
Sobre la situación de partida, planteó que según los criterios y recursos de cada ámbito universitario, se contaba con diferentes formatos bibliográficos, aplicaciones informáticas para la circulación, soluciones para la automatización y, en todos los casos, diferentes niveles de desarrollo e infraestructura informática. “Entonces, para conocer la realidad de la que partíamos, se decidió hacer un relevamiento de todas las unidades de información y bibliotecas”, explicó Serubian.
Algunos de los aspectos relevados fueron los formatos bibliográficos, bases de datos, circulación y préstamo, infraestructura informática, capital humano, actividades de cooperación y presupuesto. “Todos estos ejes nos proporcionaron valiosa información para la toma de decisiones”, informó la expositora.
Algunas conclusiones del relevamiento fueron que no existían políticas y procedimientos comunes, catálogo colectivo de obras monográficas y software integrado de gestión. Asimismo, se reconocieron distintos niveles de desarrollo, de prestación de servicios y de infraestructura.
“Para la promoción de la mejora de procesos y el trabajo colaborativo, entendemos necesario generar instancias de intercambio a fin de socializar las diversas prácticas de gestión que abordan la resolución de problemas cotidianos de la realidad universitaria, desde un punto de vista sustentable y sostenible en el tiempo”, puntualizó Serubian.
Se trabajó para que las y los usuarios puedan contemplarse como pertenecientes a la Udelar y no a un servicio, es así que se modificó el reglamento de préstamo, se creó una base de datos bibliográfica única y se pasó a la modalidad de Usuario único.
Todas estas necesidades derivaron en la adquisición de un software de gestión para todas las bibliotecas, para lo cuál se realizó una convocatoria a proveedores nacionales e internacionales y se optó por el programa Aleph (Automated Library Expandable Program).
Metodología de trabajo para la implantación del software
Por su parte, Beatriz Celiberti explicó que en el proceso de trabajo fueron necesarios acuerdos y definiciones, reuniones de discusión, análisis y reflexión para llegar a consensos (acuerdos generales contemplando las particularidades de los Servicios Universitarios).
Se buscó la normalización de los procesos, racionalización de los recursos y optimización de los servicios.
“Tenemos que destacar que nada de esto sería posible sin la sensibilidad de las autoridades centrales y de servicios. Todos pusieron su grano de arena para que se hiciera realidad”, comentó Celiberti.
Se trabajó con estrategias de gestión del cambio, en base a dos pilares: la comunicación, a lo largo de todo el proceso y en todos los niveles, y la capacitación y orientación continua.
“Las personas que asistían a las instancias de capacitación, luego replicaron el conocimiento en sus servicios. Se produjo un efecto multiplicador de los conocimientos adquiridos”, señaló Celiberti.
Trabajo colaborativo
Prosiguió Néstor Gamarra, quién hizo énfasis en los cambios y los beneficios que acontecieron desde el punto de vista de las y los usuarios (estudiantes, docentes, egresadas/os y personal TAS).
“Este software permitió un cambio en la autogestión de préstamos bibliográficos” explicó. Así como también, mejorar el acceso a recursos de información “ya que el sistema permite realizar búsquedas desde cualquier dispositivo con acceso a internet”, señaló Gamarra.
La implementación de software significó un cambio en los procesos de trabajo, permitió un trabajo colaborativo no sólo entre pares sino también con los diferentes actores de la Universidad —tanto personas físicas como servicios—, y también permitió una mejora en la comunicación entre las y los colegas profesionales. “Fundamentalmente mejoró la comunicación con las y los usuarios que es el fin de todo nuestro trabajo”, puntualizó Gamarra.
Para finalizar, Mabel Serubian informó que este fue un proyecto que se llevó a cabo en etapas y correctamente documentado para generar material de apoyo al personal bibliotecólogo.
“Para nosotros fue un gran cambio con muchísimo trabajo, pero que dio buenos frutos y siempre nos basamos, confiamos y creímos que la comunicación era esencial: las personas tienen que saber que van a haber cambios y tienen que estar preparadas para enfrentar esos cambios con capacitación” concluyó.
Laviano informó que a partir de este encuentro se disponibilizará material en la Plataforma Eva de Comunidades de Prácticas para que otras personas puedan usar la información y basarse en la experiencia acumulada como insumo para nuevos proyectos.