Una vez al mes, las y los integrantes de la Red Universitaria de Archivos se reúnen para dialogar sobre cómo incorporar mejoras en los archivos que forman parte de la Universidad de la República (Udelar). Estos encuentros suceden desde la creación de la Red, hace casi dos años. Para conocer en qué iniciativas está trabajando el grupo, el Prorrectorado de Gestión (PRG) asistió a una de las reuniones mensuales.
Entre los temas tratados en las reuniones de la Red Universitaria de Archivos se encuentran las buenas prácticas de conservación documental, los desafíos comunes en el trabajo con archivos y el estado de situación de los repositorios. En el marco de la serie de publicaciones “De los archivos a la red”, que describe las particularidades de cada archivo y cómo trabaja la Red, el PRG busca dar a conocer el trabajo que realiza el grupo para mejorar la gestión documental en la Udelar.
Durante las visitas a los diferentes archivos que integran la Red, las y los referentes de los espacios destacaron la importancia de las reuniones mensuales para abordar dinámicas de trabajo generales, como la estandarización de procedimientos de trabajo, así como problemáticas específicas de cada repositorio, como el manejo de ciertos tipos de documentos.
Previo a la reunión de junio, que se realizó el miércoles 12 en el archivo de la Facultad de Medicina, las y los asistentes hicieron una puesta a punto de los temas que vienen trabajando con anterioridad y plantearon que uno de los principales objetivos es llegar a todos los archivos de la Udelar y reforzar su comunidad de prácticas.
Participaron de la instancia Silvia Berger y María Virginia Santos, del archivo de la Facultad de Información y Comunicación, Natalia Feippe, Rafael Casares y Eliana Torterolo del Archivo General de la Universidad (AGU), Marcelo Marmoria de la Facultad de Ingeniería, Fabiana Colina del Instituto Superior de Educación Física y Rosa Acosta de Facultad de Medicina (FMED).
En el encuentro dialogaron sobre el reglamento de acceso a los contenidos de los diferentes archivos, que es uno de los proyectos en los que está trabajando el grupo. El reglamento es un documento que tiene como objetivo definir la forma en que las y los interesados pueden acceder a los repositorios.
En ese marco, intercambiaron sobre la posibilidad de corregir o incorporar nuevos puntos al reglamento. También mencionaron que la normativa de acceso a la documentación de los repositorios está muy enfocada en los pedidos de acceso a la información pública. Por lo tanto, están trabajando para que el nuevo reglamento incluya un marco normativo específico para los accesos más cotidianos a los archivos.
Los criterios de accesos y cómo se diferencian en cada servicio son algunos de los temas que se trataron durante el diálogo sobre qué debería contemplar el nuevo reglamento. En ese sentido, plantearon la posibilidad de permitir que cada servicio establezca sus condiciones en cuanto a tiempo previo de reserva para asistir al archivo y la duración máxima de la estadía.
Entre otras ideas a evaluar, mencionaron que se podría incorporar un informe sobre la cantidad de reproducciones que las y los usuarios hacen durante el préstamo de un archivo. Desde el AGU, por ejemplo, comentaron que tienen un formulario que deben llenar quienes visitan el archivo que hace responsable a las personas por el uso de la información a la que accedieron.
Los grupos de trabajo
El reglamento de acceso a los archivos, al igual que otras iniciativas de la Red, es impulsado por integrantes del grupo que también trabajan en otros proyectos. Más allá de que hay grupos específicos para trabajar sobre cada iniciativa, durante las reuniones se comparten las dudas y los avances que surgen en el proceso de construcción de cada una.
Uno de los grupos trabaja en un reglamento para la Red que establezca un marco normativo de sus actividades. Una vez que las y los integrantes lleguen a un consenso, el documento será evaluado por la Dirección General Jurídica para que valore si es adecuado.
Otro proyecto en el que están trabajando es una tabla de plazos precaucionales, que consiste en un procedimiento estándar de eliminación de documentos que sirve como guía para las y los integrantes de la Red. Además, hay un grupo que estudia la documentación financiero contable que se genera en Oficinas Centrales y en las distintas facultades.
A la par de estos proyectos, la Red continúa con las visitas a los archivos que la conforman para conocer su situación. Con ese propósito, se realizó la reunión en la FMED, donde, tras un intercambio de ideas, las y los archivólogos recorrieron el espacio para familiarizarse con sus contenidos.
