A un año de su creación, la Red Universitaria de Archivos continúa con el trabajo de vincular entre sí a todos los repositorios de documentos dentro de la Udelar. La iniciativa, impulsada por el Archivo General de la Universidad, con apoyo de Prorrectorado de Gestión, comprendida dentro del proyecto comunidades de prácticas, consiste en una red integrada por equipos de gestión de archivos.
Actualmente la red está conformada por las facultades de Derecho, Humanidades y Ciencias de la Educación, Ingeniería, Medicina, Información y Comunicación, el Instituto Superior de Educación Física y Oficinas Centrales. “Nuestro objetivo es que la red sea integrada por todos los archivos de los servicios y facultades de la Universidad”, dijo Martín Rodríguez, integrante de la Red de Universitaria de Archivos y archivólogo del AGU, al Prorrectorado de Gestión.
En ese sentido, apuntó que es necesario que otros servicios y facultades formen parte de la iniciativa, “principalmente aquellos que tienen grandes volúmenes documentales”. Explicó que si se tiene una “comunicación constante” entre los archivos o depósitos de documentos se genererá “una fluidez de comunicación e interacción que ayude a resolver problemas comunes o similares”.
Para integrarse a la red, es necesario “tener alguna noción sobre la documentación que se maneja en el servicio o facultad y tener conocimiento sobre el archivo o el lugar donde se guardan los documentos”, señaló. Además, destacó que “un elemento especial es tener iniciativa para compartir y trabajar en grupo”.
Las y los participantes del proyecto se reúnen una vez por mes para analizar y comunicar temas en común. Eso resulta útil ya que “todas las facultades y algunos servicios” tienen tipos de documentación similar, lo que favorece la búsqueda de soluciones. Comentó que actualmente la red está generando herramientas archivísticas para utilizar en toda la Universidad, como protocolos sobre el manejo de las copias y el acceso de las y los usuarios a los documentos.
Como punto destacado de este primer año de trabajo, resaltó la colaboración entre diferentes partes de la Universidad, ya que “el compartir experiencias, herramientas, métodos y conocimientos genera que las y los profesionales no estén aislados en los servicios y facultades”. Además, gracias a esa coordinación se unifican los “criterios básicos de guarda y preservación patrimonial institucional”.
Otra iniciativa que impulsan desde junio de 2023, junto al Instituto de Capacitación y Formación de la Escuela de Gobierno, fue un curso introductorio llamado “Procedimientos para la evaluación de documentos de la Universidad”. El curso buscó “brindar nociones básicas que permitan conocer, vincularse y aplicar pautas de la gestión documental”, dijo. Por esa misma línea, agregó que la capacitación apuntó a “facilitar el apoyo continúo y la comunicación” entre las y los archivólogos y el funcionariado de la Udelar.
Uno de los objetivos para el próximo año consiste en “consolidar el grupo de funcionarias y funcionarios que trabajan en los archivos y generar una dinámica de trabajo colaborativa entre ellos y los profesionales”. Aparte, comentó que desde la red buscan sumar más servicios y tener una persona referente en cada una de las facultades. A la vez, trabajan para dar a conocer en la Universidad la labor archivística.
Con el objetivo de difundir la tarea de las y los archivólogos y que las instituciones que no cuentan con este tipo de profesionales sepan de su importancia, el Prorrectorado de Gestión realizará una serie de publicaciones bajo el nombre "De los archivos a la Red". La iniciativa consiste en publicar una nota mensual sobre el proyecto a partir de octubre. Cada publicación estará enfocada en mostrar de forma individual el trabajo de los archivos que integran la Red.
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