El último viernes de agosto se llevó a cabo la decimosegunda jornada de trabajo denominada "Una propuesta de articulación estratégica de la Gestión para el Desarrollo Institucional". En esta oportunidad, teniendo en cuenta los recientes comunicados del rector de la Universidad sobre el retorno a la presencialidad, el encuentro se realizó de forma presencial en el Aulario del Área Social y Artística y simultáneamente en modalidad virtual a través de la plataforma Zoom.
Las palabras de bienvenida estuvieron a cargo de Luis Leopold (Prorrector de Gestión) quién celebró “la cercanía” y explicó que el propósito de la actividad era “conectar el Plan Estratégico de Desarrollo con nuestra tarea cotidiana a través de un Plan Directriz”.
Danny Freira (Directora del Departamento de Administración - FCEA), se refirió a la novedad y desafío de transitar una jornada en modalidad de trabajo híbrido, “vamos a entretenernos y aprender a atravesar esta nueva experiencia con ustedes”, comentó.
Freira mencionó que un año atrás, durante la primera instancia de trabajo en la que participó Rodrigo Arim (Rector de la Udelar), “hablamos sobre el propósito del Plan Estratégico, sobre todo a la importancia que le atribuye a la gestión”; y, en los encuentros siguientes —hasta diciembre de 2020—, “trabajamos con los distintos proyectos e iniciativas vinculadas a cada una de las líneas estratégicas del Prorrectorado de Gestión” (PRG). Mientras que desde febrero de 2021 y hasta la fecha, “hemos trabajado en la construcción de sentido y significados.”
El desafío actual, parafraseando a Freira, es profundizar en la delimitación de significados dentro del nuevo modelo de gestión, que permita identificar herramientas concretas y trazar un plan de acción para avanzar hacia la implantación del modelo, a fin de “construir Organización, en el sentido de disponer de métodos y procedimientos para que las tareas transcurran como queremos que transcurran”.
Herramienta para la gestión
A continuación, Freira presentó una herramienta de gestión de software abierto denominada Trebol que permite ordenar, en torno a los objetivos macros, la “granularidad de acciones, proyectos, enunciados, lineamientos y actividades recurrentes.” Brinda la opción de conocer, a modo de ejemplo, fecha de inicio y finalización, estado de avances, vinculación entre proyectos y líneas estratégicas, entre otras funcionalidades personalizables.
En relación a este tipo de sistemas, Mariela De Leon (Directora interina del Servicio Central de Informática) explicó que, al tratarse de sistemas de cruzamiento de datos, que arrojan información útil para los espacios de toma de decisiones, requieren una continua actualización y una definición estratégica de cuál es la información que se quiere obtener.
A continuación, Freira planteó la primera consigna de la jornada para trabajar en grupos reducidos de participantes: pensar colaborativamente qué dimensiones y niveles de desagregación y agregación son necesarios para incluir en un sistema informático de gestión, a fin de obtener datos provechosos para la toma de decisiones, en miras de elaborar un prototipo funcional.
Camino recorrido y por recorrer
Luego de un corte de 15 minutos, tomó la palabra Lucia Laviano (integrante del PRG), para dar cuenta de los últimos avances del proyecto Comunidad de Prácticas y su vínculo con "Mejora de Procesos".
Laviano comentó que en agosto se puso en marcha un “prototipo”, para comenzar “a hacer sentido y pasar del diseño a la práctica”, mediante la generación de instancias de aprendizaje colaborativo. Explicó que, como puntapié inicial, se trabaja en conjunto con el Proyecto "Mejora de Procesos", en torno a la toma de posesión de cargos y gestión de compras.
Se llevaron a cabo el “Taller: Definición de estrategias y participación de actores” (20/08), actividad de “Lanzamiento sobre el proyecto mejora de la gestión por procesos en la Universidad de la República” (24/8), y se prevé realizar un “Taller sobre el proceso de compras en la Udelar” (03/09), talleres que den cuenta de la experiencia de implementación del Sistema de Gestión Administrativa de la Enseñanza (SGAE), el sistema Bibliotecas de la Universidad de la República (BiUR), y piezas audiovisuales con referentes institucionales con amplia trayectoria en materia de mejora y evaluación de procesos.
Leonardo Schvarstein (consultor internacional, Argentina), hizo uso de la palabra y reflexionó acerca de la nueva modalidad de trabajo: “(...) el sexto sentido de percibir climas, aromas, modos no explícitos de la manera en que nos asociamos para la construcción de significados, está friccionado. Sin embargo, esta dificultad me hace pensar en que somos perseverantes y le estamos dando continuidad al esfuerzo. Nos estamos adaptando y transformando”. Prosiguió, “vamos ganando confianza en nosotras y nosotros mismos, en los marcos conceptuales, en lo que construimos en este tiempo de convicción y pertenencia”.
Para dar cierre, Freira propuso trabajar en subgrupos y luego socializar sobre las formas, temáticas y referentes para continuar el trabajo en setiembre, al comienzo del segundo año de las Jornadas de Articulación Estratégica.