Con el foco en la innovación y la mejora de los procesos de trabajo, la Facultad de Derecho (FDER) de la Universidad de la República (Udelar) llevó a cabo un proyecto denominado “Estrategia para el codiseño y la gobernanza de los procedimientos en la Facultad de Derecho”. La iniciativa, que fue apoyada por el Prorrectorado de Gestión (PRG), consistió en una serie de talleres que buscaron involucrar a representantes de las distintas secciones de la Facultad para pensar soluciones en conjunto a problemas comunes.
En diálogo con el PRG, Agustín Long, coordinador de proyectos y cooperación de la FDER e impulsor de los talleres, contó que la iniciativa surge de la idea de juntar al funcionariado y a integrantes del cogobierno de la Facultad para “pensar cómo mejorar e incorporar innovación a los servicios que brinda”. Para eso, partieron de la premisa de que la FDER tiene muchos usuarios: “Tenemos estudiantes, docentes, egresados, ciudadanía en general. Hay públicos muy diferentes con diferentes realidades”, apuntó.
Para conseguir financiamiento, Long relató que la FDER ganó un fondo concursable sobre innovación pública en América Latina que pertenece al Banco Interamericano de Desarrollo. En Uruguay, el implementador de ese fondo es la Agencia Nacional de Investigación e Innovación (ANII). De acuerdo a las bases que propuso la ANII, el proyecto debía hacerse en tres meses, por lo tanto, los talleres comenzaron el 17 de octubre y el informe final se entregó el 17 de enero.
En conversación con el PRG, Gerard Costa, asistente académico del decanato de FDER, contó que integró los talleres durante su realización y que estuvo a cargo de la selección de las y los participantes. El objetivo fue que asistieran funcionarios y funcionarias de todos los departamentos. Añadió que el proyecto tenía como objetivo que se genere una conexión entre las personas que asistieron desde los departamentos y secciones con “los tomadores de decisiones, que son los representantes del Consejo”.
Sin embargo, Long comentó que aunque extendieron la invitación al taller a todos los órdenes del cogobierno, “el orden estudiantil y de egresados no participaron del grupo”. En el caso del funcionariado, indicó que buscaron reclutar distintos perfiles, “desde cargos directivos hasta más operativos”, con el objetivo de que la instancia fuera “bien plural”.
Por otra parte, Long contó que el proyecto incorporó a consultores internacionales a los talleres, lo que fue “un elemento decisivo para que la propuesta fuera seleccionada por la ANII”. “Armamos una propuesta con un anclaje internacional que está en contacto con lo top de lo top a nivel mundial, con gente vinculada a representantes políticos y empresariales de primer nivel”, dijo.
“El programa nos permitió salir un poco de la caja”
Uno de los principales temas en los que se enfocaron los entrevistados fue la metodología que se utilizó durante los talleres, que fue Lego Serious Play. El método tiene como objetivo estimular la creatividad, la comunicación y la resolución de problemas entre las personas.
“[La metodología] Es super novedosa, bien disruptiva” afirmó Long e hizo énfasis en las instancias lúdicas que aplica. “Se generaron esas miradas sobre cómo va a ser la Universidad y la Facultad del futuro”, dijo. Incluso, afirmó que surgieron “puntos en común” entre las y los participantes que “si lo hubiésemos sentado en otro formato, capaz no se hubiesen generado por la propia lógica jerárquica y burocrática. O a veces por las resistencias y los prejuicios”.
Una consultora y dos consultores se encargaron de dirigir los talleres. Por un lado, trabajó en la iniciativa Marcelo Da Costa Porto, especializado en desarrollo de capacidades organizacionales, y su consultor asociado Paul Gálvez, enfocado en dirección estratégica y gestión de proyectos. Asimismo, el proyecto contó con la participación de Aura Cifuentes, consultora internacional con experiencia en innovación pública.
Paola Mina, jefa de la Sección Cursos de la FDER, fue una de las invitadas a participar de la iniciativa. En diálogo con el PRG, comentó que el taller fue “muy dinámico” e incluyó “distintos escalafones de funcionarios, docentes y autoridades”. “Me pareció una experiencia fantástica, te deja mucha enseñanza, nunca había participado en un taller de este estilo, mucho del conocimiento que nos brindaron, para mí, fue nuevo”, dijo.
En cuanto a las actividades que se realizaron durante los talleres, Costa apuntó que “en la primera instancia del proyecto se hizo una proyección colectiva y cocreada por parte de todos los participantes sobre cuál era la Facultad del futuro que imaginaban”. Mina añadió que los temas más relevantes que se trataron fueron la comunicación, el trabajo en equipo y la integración de todas las personas que forman parte de los servicios de la Udelar.
En ese sentido, señaló que muchos problemas en el servicio surgen por la falta de conocimiento o comunicación. A partir de eso, pudieron ver que muchas soluciones se pueden llevar a cabo integrando a todas las áreas y escalafones. “El taller nos abrió la cabeza para poder crear ese tipo de cosas. Muchas veces no va de la mano de lo presupuestal, es más de coordinación”, indicó.
“El taller se dividió en tres grupos, cada uno presentó un proyecto”, explicó. Enzo Frissa, asistente académico del decanato de la FDER, comentó al PRG que una de las iniciativas estaba orientada a mejorar la comunicación de la Facultad y se plantearon ideas para generar espacios comunes de diálogo, como reuniones periódicas o grupos de Whatsapp.
Mina comentó que otro proyecto propuso la creación de la comisión para interactuar entre las distintas secciones, incluyendo a las autoridades. Pero el objetivo principal es que en la comisión estaría representado el funcionariado TAS, que no integra el Consejo de la Facultad. El tercer proyecto “fue más lúdico, se pensó en hacer el día del funcionario universitario una jornada de integración entre todos los funcionarios TAS de la FDER”, relató.
“El programa nos permitió salir un poco de la caja, de ese rol de reproductor de las mismas lógicas y procedimientos”, afirmó Frissa, que añadió que la dinámica del taller y su metodología les estimuló a “ser más creativos en la solución de problemas”. Por otro lado, apuntó que el taller fue un puntapié para que la FDER pueda concretar los resultados más allá del proyecto.
Aportes para futuros proyectos
Las y los entrevistados valoraron de forma positiva los talleres y manifestaron que sería enriquecedor generar otras instancias similares. Sobre los resultados del proyecto, Mina contó que, luego de que concluyera, su equipo tuvo una actitud más proactiva e hicieron reuniones para formular ideas sobre cómo mejorar su forma de trabajo. De todas formas, reflexionó que “sería bueno seguir adelante con lo que sale de estos talleres”, ya que si no se continúa con ningún proyecto “la gente se desmoraliza”.
Los otros tres entrevistados coincidieron con la visión de Mina en cuanto a la necesidad de continuar con los proyectos que pueden surgir en los talleres. Long, por ejemplo, hizo hincapié en los problemas de comunicación que se mencionaron durante los intercambios.
“Capaz que precisamos tener una especie de consultor, que puede ser de la Facultad de Información y Comunicación y armar un proyecto con estudiantes y docentes que trabajen la comunicación institucional de la Facultad de Derecho”, planteó. En ese sentido manifestó que hay casos en que se pueden llevar a cabo proyectos sin la necesidad de un gran presupuesto. Mina fue por la misma línea y argumentó que las ideas “no siempre implican presupuesto” y que hay casos en que se puede seguir adelante “con muy poco”.
Por otra parte, Frissa señaló que para posibles futuras instancias se deberían involucrar a órganos con poder de decisión de la Facultad. Por la misma línea, Costa planteó que “es importante que la participación de esos actores sea más activa” y no les llegue “simplemente un informe particular”.
Frissa también se refirió al momento del año en que se realizaron los talleres -de octubre a diciembre- e indicó que sobre el cierre del año hay mucho trabajo. Por lo tanto, destacó que “es importante conciliar el momento en que se hacen los talleres con la carga de trabajo que están teniendo los funcionarios”.