En el proceso de optimización de registros estatales la Universidad de la República (Udelar) mejoró su trabajo para alimentar el Registro de Vínculos con el Estado (RVE). Los cambios en la gestión de datos permiten enviar la información de quienes integran la Udelar al RVE administrado por la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSC). Las mejoras para cargar datos aumentaron la calidad de la información y facilitaron el proceso de trabajo de las oficinas de Personal de los distintos servicios.
La Udelar, a través del RVE, brinda información sobre su funcionariado Técnico, Administrativo y de Servicio (TAS) y docente para confeccionar el presupuesto nacional (rendiciones de cuenta). En diálogo con el Prorrectorado de Gestión, Alicia De León, directora de División del Sistema de Información y Gestión de Personal de la Dirección General de Personal (DGP), explicó que la información que se entrega es la historia laboral de las personas que trabajan en la Udelar.
Esos datos permiten el intercambio entre los organismos estatales lo que implica control y transparencia. El procedimiento lo exige la normativa vigente y todos los organismos del Estado están obligados a entregar esa información.
Las mejoras a la hora de cargar la información que se entrega a la ONSC consistieron en un proceso de trabajo de los servicios en conjunto con la DGP y el Servicio Central de Informática (Seciu). De acuerdo a De León, los cambios permiten cumplir con el RVE en tiempo y forma y “aumenta la calidad de la información”, lo que es fundamental para sostener que lo que está en RVE es correcto. Además, el nuevo proceso optimiza el trabajo de las oficinas de Personal de los servicios.
La directora destacó que en febrero de 2024 se reportó la información anual correspondiente a 2023, lo que fue una primera experiencia exitosa utilizando los cambios incorporados a la hora de entregar estos datos.
De la mano de los cambios, se diseñó un cronograma que apunta a cargar la información cada dos meses y no por año. El objetivo es que en febrero de 2025 los datos de 2024 ya estén completamente cargados en el RVE, evitando el uso de formularios (planillas), lo que minimiza errores y procesos de trabajo complejos.
En 2022 se realizaron los primeros intercambios, que fueron el comienzo para que en 2024 se pudiera cargar exitosamente la información anual correspondiente a 2023. Continuando este proceso de mejora, se comienza a cargar cada dos meses, siendo en julio de 2024 la próxima carga de los meses abril/mayo.
Modernización de los procesos optimiza el trabajo cotidiano
El RVE tiene previsto cargar directamente la información en 2025, los cambios graduales permiten a la institución llegar preparados a esa etapa. La base de datos contiene la información de todo el funcionariado del Estado y fue creado a través del artículo 13 de la ley 18.719 (presupuesto nacional 2010-2014), que define sea administrado por la ONSC.
Los equipos de personal de todos los servicios, con el apoyo de la DGP y Seciu, construyeron las bases para pasar de las planillas manuales a controles de procesos que permiten estar preparados para el próximo paso que depende de la carga directa a la ONSC.
El trabajo con Seciu permitió poner la base de datos al día, se generó una nueva forma de cargar por pedidos, que no está limitada a las cargas mensuales, sino que, por ejemplo, se puede cargar un año entero.
El próximo paso en la mejora del proceso, será cargar los archivos procesados por Seciu directamente en la plataforma RVE de ONSC. Esto repercute positivamente en las secciones de Personal que tenían un arduo proceso, sobre todo en febrero, con el reporte de planillas.
La incorporación de tecnología informática en los procesos vinculados a Personal ha sido un proceso de trabajo que comenzó en 2002 con la adjudicación del servicio que permitió el Sistema Integral de Administración de Personal (SIAP). Esta herramienta de trabajo unifica y mejora los procedimientos, descentraliza las operaciones y brinda información completa, precisa y en tiempo real, lo que permite el manejo de información descentralizada y centralizada con carácter general disminuyendo los costos de gestión.