Una nueva instancia de presentación e intercambio entre diversos representantes de los ámbitos universitarios se llevó a cabo el 24 de agosto de manera virtual. En esta oportunidad, se convocó a la actividad de lanzamiento del proyecto de Mejora de Procesos en la Udelar, enmarcado en las Comunidades de prácticas que promueve el Prorrectorado de Gestión (PRG).
En el tránsito hacia la transformación de modelo de gestión, funcionarias y funcionarios manifestaron la necesidad de reflexionar sobre los posibles rediseños de los procesos de apoyo a las funciones sustantivas de la Universidad: enseñanza, investigación y extensión. Es en el desarrollo de su praxis que sugieren implementar mejoras en algunos procesos a fin de elevar la calidad de atención que brinda la institución.
Olas de transformación
Luis Leopold, prorrector de gestión, inauguró la actividad y expresó su alegría por los avances del proyecto y por llegar a esta instancia sobre la que señaló: "me parece que estamos ante un pequeño gran paso”. Explicó que el abordaje de la sistematización de procesos administrativos tuvo lugar, en particular, durante los años 2014 y 2015, lo cuál “sentó las bases para el desafío que estamos enfrentando ahora” y permitió contar con un acumulado de conocimiento y trabajo previo.
Se refirió a que el rol del PRG tiene que ver con el trabajo de articulación y relacionamiento con determinados ámbitos claves de la organización comprometidos con el proyecto, “(...) y con un momento que estamos viviendo en el que quisiéramos tener una relación directa, estrecha y fluida con los distintos servicios y ámbitos descentralizados de la Udelar, y estamos trabajando en ello" Al respecto, destacó que en el transcurso de estos años se han conformado equipos de trabajo impulsados por rectorado, prorrectorados y direcciones generales a fin de concretar metas.
“Hemos podido retomar este impulso y avanzar en el diseño e implementación de esta perspectiva de gestión, porque salimos de la base de apoyarnos y aprovechar las olas de transformación en la que estamos viviendo”, señaló Leopold.
Entre los objetivos del proyecto, parafraseando al prorrector, se aspira a optimizar el modo de trabajo para eliminar duplicaciones y momentos improductivos, que permitan tener tiempo para generar instancias de desarrollo de capacidades, de diseño de nuevos procesos, entre otros.
Construcción de redes
Lucía Laviano, integrante del equipo de trabajo del PRG, presentó el proyecto Comunidades de prácticas (CP) y puntualizó acerca de cuál es su conexión con el proyecto convocante.
En el marco del modelo de gestión se gestaron CP a fin de movilizar, reflexionar, desarrollar capacidades estratégicas, conocimiento especializado e innovador, promover el trabajo colaborativo y en red sobre temas y problemas de interés dentro de la órbita de las líneas estratégicas de gestión de la Udelar.
La mejora de procesos es una práctica particular que puede ser alojada dentro de una CP. Se pretende colaborar con la producción de conocimiento, facilitar la construcción de redes en torno a la temática, disponibilizar herramientas, contenidos y dispositivos de intercambio.
“(...) de esta manera vamos a colaborar directamente con el proyecto de Mejora de Procesos. No solo con los actores que están involucrados puntualmente, sino también con una mirada amplia que permita generar productos y contenidos que redunden en beneficio de otras comunidades que comienzan a transitar por la sistematización de procesos”, indicó Laviano.
A continuación contó las actividades ya realizadas y las previstas, y dió paso a la siguiente intervención.
Construcción colaborativa
Liza Arén (Facultad de Ciencias Económicas y de Administración) y Mónica Blanco (Escuela de Nutrición), ambas especialistas en la temática de mejora continúa de procesos e integrantes del grupo de trabajo, realizaron la presentación específica del proyecto y al finalizar dieron paso a un espacio de intercambio entre las y los presentes.
Blanco reafirmó la idea de que el proyecto le da continuidad a un trabajo que ya se venía gestando desde hace unos años, por lo que la etapa inicial tuvo que ver con la recopilación de material, lectura, análisis, y pienso de cómo seguir. El objetivo que plantearon fue identificar e implementar mejoras en los procesos de apoyo en Udelar, mediante la utilización de una metodología que involucre a los actores clave en el desempeño de las actividades propias del proceso.
“Nosotras vamos a involucrar a la gente que trabaja en los procesos y no simplemente generar procedimientos para que posteriormente los utilicen como una guía impuesta”, resaltó Blanco.
Luego de la revisión de antecedentes y una serie de entrevistas realizadas a determinadas personas de la Udelar, se optó por identificar procesos con ciertas características, a saber: abarcativos, transversales, relevantes, con impacto visible y medible, grado de dificultad acotado. Como resultado, el grupo de trabajo seleccionó dos: proceso de compras, “que en un próximo taller de intercambio se va a determinar qué parte del proceso de compras se va a trabajar” y toma de posesión de cargos, “en donde ya hay un grupo de la Dirección General de Personal que está trabajando”.
Como línea de base se va a considerar la forma de ejecución habitual para identificar, en cada una de las etapas del desarrollo, debilidades acordadas y consensuadas por los actores, y para cada debilidad se definirán posibles mejoras “contextualizadas en los recursos que tenemos disponibles, con las herramientas que existen y el capital humano. No se trata de una reingeniería o rediseño total”, puntualizó Arén.
Como resultado, se espera implementar mejoras concretas ajustadas a los procesos, establecer un plan de trabajo a futuro, documentar y diagramar los procesos, codificar los procesos en el marco de normas internacionales y prever necesidades futuras.
La actividad fue conducida por Cyntia Buffa, integrante del equipo del PRG y referente por la línea Tecnologías de gestión y Gobierno abierto.