A poco más de un año de la creación de la Red Universitaria de Archivos, el Prorrectorado de Gestión entrevistó al responsable de gestionar el archivo del Instituto Superior de Educación Física (ISEF), en el marco de una serie de publicaciones llamada “De los archivos a la red”, que busca contar las experiencias de las y los integrantes de la iniciativa.
En diálogo con el Prorrectorado de Gestión, Emiliano Patetta, archivólogo de la sede de Parque Batlle del ISEF desde 2016, comentó que el archivo nació como un proyecto académico llamado Centro Memoria de Educación Física (CEMEF), que tenía como objetivo recuperar, organizar y disponibilizar el patrimonio documental y rescatar la memoria histórica del Instituto.
Tiempo después, ante la necesidad de gerencia de los documentos de gestión, el proyecto académico CEMEF se redimensionó con la finalidad de gestionar los documentos en todo su ciclo de vida. Consultado sobre los archivos con los que trabaja, apuntó que se pueden encontrar colecciones y dos fondos: el histórico y el abierto. Actualmente, Patetta se encuentra planificando el modelo de gestión documental del ISEF y ordena la documentación que se genera día a día .
El fondo histórico está conformado por documentación que se generó en el ISEF antes de que formara parte de la Udelar, en 2005. De acuerdo a Patetta, en el fondo hay documentos administrativos en los que se pueden encontrar “planes de estudio, programas, legajos estudiantiles, memorias anuales, actas de los consejos asesores”.
Por esa misma línea, añadió que entre esos documentos “hay algunos que por su valor testimonial o de investigación son de guarda permanente”, entre ellos, archivos como actas y legajos.
En cuanto al fondo abierto, contó que está compuesto por documentos que datan desde 2005, cuando el ISEF dejó de ser parte del Ministerio de Deporte y Juventud (ex Comisión Nacional de Educación Física) para pertenecer a la Udelar: “Al cambiar las funciones y la dependencia del ISEF, se entiende que la documentación que se genera en el devenir de sus actividades no puede ser mezclada con la que provenía de cuando dependía de otro organismo”, explicó Patetta.
Además de los fondos, el archivo del ISEF guarda colecciones personales, como la de Alberto Langlade, docente y referente del Instituto, que está compuesta por libros, tesis y diarios de viajes sobre gimnasia. También, se encuentra una colección de documentos sobre recreación de Julio J. Rodríguez y otra del doctor Juan Antonio Francia que contiene fuentes documentales que refieren al curso de guardavidas y actividades acuáticas.
Luego de mencionar algunas agrupaciones documentales existentes en el archivo del ISEF, Patetta señaló que es esencial tener los archivos debidamente organizados y accesibles para la comunidad, no solo por lo establecido en el literal a) del artículo 6 del Decreto 355/12 reglamentario de la ley 18.220 del Sistema Nacional de Archivos, sino que es menester generar conciencia archivística.
Como argumento indicó que “está bueno que quienes hoy están desarrollando su formación profesional en esta casa de estudios se interesen y aprendan acerca de sus inicios y su evolución”. Por la misma línea, añadió que es importante que entiendan que “el día de mañana su pasaje también comprenderá parte de la memoria”.
Asimismo, planteó que “el archivo es un espacio de alfabetización” y puso como ejemplo su labor en la gestión de los pedidos de acceso a la información pública, “sobre los que hay “un gran desconocimiento”. “El archivólogo también tiene un rol social preponderante, y es algo que no debemos perder de vista”, afirmó.
En ese marco, añadió que disponer documentos “organizados y disponibles” permite que sea más fácil acceder a ellos: “Transparencia, eficiencia y celeridad de los actos administrativos son efectos de una correcta implementación de la gestión documental”, dijo. Hizo especial énfasis en la transparencia y explicó que para poder cumplir con los plazos que indica la ley 18.381 de acceso a la información pública para responder a un pedido de acceso de información, es necesario “un archivo organizado y debidamente descripto”.
Lo fundamental de intercambiar
Con el propósito de colaborar con la labor archivística y sistematizar protocolos de buenas prácticas entre las y los funcionarios que se encargan de gestionar los documentos de los servicios de la Udelar, surgió la Red Universitaria de Archivos, que en setiembre de 2023 cumplió un año de su creación.
Patetta, uno de los miembros iniciales del proyecto, contó que está trabajando en tres equipos dentro de la Red. Uno de ellos consiste en identificar series documentales en las bedelías de los servicios universitarios para conocer “qué hay en común” y “aplicar un mismo criterio de evaluación documental”.
Por otra parte, forma parte de un equipo que se ocupa de elaborar un reglamento para el acceso a los archivos de cada servicio, que incluye protocolo de solicitud de información, horarios y buenas prácticas para la manipulación de los documentos. En tercer lugar, trabaja junto a un grupo que se encarga de elaborar el marco normativo de la Red.
Sobre el trabajo de la iniciativa en este primer año, Patetta señaló como “fundamental” la visibilidad que logró sobre lo necesario que es un buen trabajo de gestión de archivos. “Es importante, por un lado, para sostener la memoria y preservar la documentación. Por otra parte, lo es para la eficiencia y la celeridad en la gestión administrativa de las instituciones”, explicó.
De cara a futuro, planteó que buscan generar más instancias de formación para “responsables de archivos de otras facultades que no son archivólogos”. Afirmó que la idea es hacer una introducción a conceptos básicos sobre “cómo manejar la documentación, principios básicos de procedencia y no mezclar la documentación de un lugar con otro”.
Por esa misma línea, hizo énfasis en la importancia del “intercambio” con otros colegas archivólogos y archivólogos, y el apoyo que se brindan entre sí. Apuntó que “cada archivo tiene su ADN, porque cada organización tiene su ADN”, por lo tanto, aunque hay normativas comunes en los diferentes servicios, “hay cosas que no están implícitas en ningún lugar”. Para afrontar esos obstáculos”, señaló que el intercambio con otras y otros colegas es “fundamental”.
“Lo bueno que tiene la Red, es que somos un grupo de personas que intercambiamos y aportamos desde otras perspectivas, puede que en conjunto encontremos una solución a un problema particular que mañana puede ser general”, resumió.
