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Publicado el

31 marzo 2020

En el marco del Decreto 93/020 de 13/03/020 y de las Resoluciones adoptadas por el Gobierno Nacional ante la situación de emergencia sanitaria considerando las resoluciones adoptadas por el Sr. Rector, las Direcciones Generales de Auditoria y Administración Financiera han elaborado procedimientos de trabajo para remitir a las áreas de contaduría a efectos de operar en la modalidad de Teletabajo.

El objetivo es brindar determinadas pautas referidas a la seguridad en el trabajo y el correspondiente control interno en las tareas realizadas en esta modalidad excepcional de trabajo, con las limitaciones existentes.

Teniendo en cuenta la situación sanitaria actual, estos procedimientos estarán vigentes hasta que se reconstituya la situación sanitaria en el país que posibilite volver a realizar las tareas en forma presencial.

Los procedimientos definidos hacen referencia al ámbito de competencia de la DGAF y refieren a diferentes conceptos y componentes (recursos humanos, adquisiciones, financieros, contables) que impactan en el trabajo cotidiano de las áreas de contaduría.

En ese marco, definiremos procedimientos, los que se entiende deberán ser adaptados a Ia realidad y forma de trabajo de los Servicios Universitarios, manteniendo los aspectos de seguridad y control establecidos y definidos en los mismos, por entenderse como mínimos necesarios.

Tener en cuenta que:

I. Las comunicaciones entre las áreas deben realizarse a través de casillas de correo institucionales.

II. Se deberá mantener un registro y archivo informático adecuado de la documentación, información y trámites realizados.

III. Es deseable que se comunique a los funcionarios las direcciones electrónicas a las cuales debe remitirse información así como los requisitos de la documentación que en este momento se les estaría solicitando.

 

1 - INGRESOS DE TONDOS

Habitualmente, los Servicios emiten comprobante de respaldo de los ingreso en libreta impresas y prenumeradas.

Se desea aclarar que la documentación impresa de la Unidad Ejecutora es un valor (libretas de facturas, boletas contado, notas de crédito, etc), por lo cual no es aconsejable su retiro del recinto de la contaduría.

Teniendo en cuenta la situación en la que nos encontramos, y como medida de emergencia en caso de que se entienda necesario y considerando que las transacciones lo ameritan, el Contador podrá autorizar el retiro de las libretas de documentación a funcionario del área de Tesorería labrando el acta correspondiente. Al momento de normalizarse la situación y volver a las tareas presenciales, se procederá a realizar acta de devolución con el correspondiente control por parte del Contador del Servicio.

En caso contrario que no se entienda pertinente retirar la documentación impresa Ia nueva modalidad de teletrabajo no permite emitir el documento de respaldo correspondiente al ingreso en el formato habitual (documento oficial pre impreso, prenumerado) por lo cual en el procedimiento se plantea una alternativa.

Los ingresos de fondos conceptualmente refieren a alguno de los siguientes conceptos:

- Recaudaciones (convenios, proyectos, matrículas, proventos, venta de pliegos, etc.)
-Recepción de donaciones en efectivo (modales o no modales)
-Devolución de fondos en rendición de Vales
- Aplicación de Boletos de Depósitos y Devoluciones por retención de haberes
- Otros

El procedimiento definido a seguir para los casos de ingresos de fondos es el siguiente:

  • En los casos en que se opte por no retirar las libretas de documentación impresa, el área de Tesorería deberá determinar la numeración del último comprobante emitido en documento oficial (último comprobante utilizado de cada una de las libretas: Boleta Contado, Factura Crédito, Nota de Crédito, Recibo, Boleto de Depósitos y Devoluciones, etc.).
  • Deberá elaborar una planilla electrónica con el detalle de cada tipo de documento oficial de ingreso. Se sugiere una planilla electrónica con varias hojas, una hoja por cada uno de los comprobantes.
  • En la planilla electrónica se incluirán, en las columnas, los datos que contiene el documento oficial prenumerado a efectos de poder contar con toda la información necesaria.
  • El área de Tesorería al momento de producirse un ingreso de fondos en alguna de las cuentas bancarias del Servicio o en la CUN, procederá a realizar alguna de las siguientes acciones:

- emitir el comprobante (en caso que haya optado por retirar las libretas de documentación impresa mediante acta)
- el ingreso, con la numeración correlativa que corresponda al documento de ingreso en la nueva planilla electrónica definida a esos efectos.

  • Asimismo deberá registrar el ingreso en el Parte Diario de Caja.
  • El estado de recaudación en el SIIF, tanto dentro como fuera de CUN, se entiende adecuado realizarlo como hasta la fecha a los efectos de un adecuado control del ingreso de los fondos.
  • Posteriormente Tesorería remitirá al área de Contabilidad a la dirección de corroo institucional de dicha área con copia al Contador del Servicio, y desde el correo instifucional de Tesorería, la documentación respaldante del ingreso escaneada (depósito, estado de cuenta, junto con el parte diario y la copia del documento de ingreso o la planilla) a efecto de su registro en el sistema correspondiente.
  • Asimismo debe registrarse en el libro de valores a los efectos de mantener actualizada dicha información.
  • El área de Contabilidad realizará los registros contables correspondientes.
  • Una vez superada esta situación excepcional, en los casos que se haya optado por el usa de la planilla de registro, con la información contenida en las planillas se emitirán los comprobantes oficiales correspondientes efectuando los controles pertinentes (correlatividad numérica, exactitud de montos y conceptos) con los registros contables. En los casos que se optó por el retiro de los documentos y Ia emisión de los mismos, deberán controlarse los registros contables con los documentos originales proporcionados por el área de Tesorería.
  • Las conciliaciones de las cuentas bancarias, así como de las cuentas CUN deben mantenerse aI día. Las cuentas bancarias serán eI único medio por el que se moverán fondos (ingresos y egresos).
  • Las rendiciones de los ingresos se entiende pertinente confeccionarlas a fin de cada mes, como forma de control del área de tesorería, / so deberá remitir la planilla correspondiente a la DGAF al mail ejpresupuestal@oce.edu.uy. EI expediente se realizará y tramitará luego de superada la situación excepcional y con los comprobantes oficiales.

 

2 - EGRESOS DE FONDOS

Los egresos de fondos, en todos Ios casos deben realizarse por transferencia bancaria o pagos a través del SIIF.

Los egresos, conceptualmente refieren a alguno de los siguientes conceptos:

- Retribuciones
- Reposiciones de cajas chicas
- Pagos a provedores
- Pagos de DGI, BPS, etc
- Pago de vales y/o viáticos
- Resguardos (pagos a DGI)
- Otros
 

En la modalidad de teletrabajo, debe modificarse la recepción de las solicitudes, las que a la fecha, muchas veces se realizan personalmente.

Se desea aclarar que la documentación impresa de la Unidad Ejecutora es un valor, por lo cual no es aconsejable su retiro del recinto de la contaduría (entre ellos libretas de vales prenumerada, libreta de resguardos, libreta de fondos en garantía, etc).

Teniendo en cuenta la situación en Ia que nos encontramos, y como medida de emergencia, en caso de que se entienda necesario y considerando que las transacciones lo amerita el Contador podrá autor izar el retiro de las libretas de documentación a funcionario del área de Tesorería, labrando el acta correspondiente . Al momento de normalizarse la situación y volver a las tareas presenciales, se procederá a realizar acta de devolución con el correspondiente control por parte del contador del Servicio.

El procedimiento definido a seguir para los casos de egresos de fondos es el siguiente:

  • En el caso de retribuciones personales, los egresos corresponden a la ráfaga o a una transferencia bancaria correspondiente a una liquidación complementaria que no fue posible incorporar a la ráfaga, una transferencia por depósito de una nota de crédito, etc. Para estos casos, el área de Tesorería recibe la información desde el área de Sueldos, con el aval del Contador del Servicio, por medio de correo electrónico institucional y con la información necesaria adjunta al mismo a efectos de realizar el egreso.
  • En caso de otras solicitudes de egresos de fondos, como vales de caja y/o viáticos, en los casos en que se opte por no retirar las libretas de documentación impresa, el área de Tesorería deberá determinar la numeración del último comprobante impreso y prenumerado emitido (último comprobante de vale de caja utilizado).
  • Deberá elaborar y completar planilla electrónica conteniendo información de los vales emitidos. En la planilla electrónica se incluirán en las columnas los datos que contiene el documento oficial prenumerado a efectos de no perder información.
  • En cada egreso de fondos debe existir una solicitud, avalada por el superior del funcionario, con las firmas y aclaraciones pertinentes, lo que deberá adjuntarse por correo electrónico a la dirección de mail institucional del área que recepciona las solicitudes.
  • Dado esta nueva forma de gestionar las solicitudes, se entiende pertinente ampliar la aplicación del formulario remitido por la DGAF en el CI 134119 (Anexo 3 Formulario Solicitud Adelanto de Fondos) utilizando el mismo en todos los casos de solicitudes de fondos.
  • Luego de los controles pertinentes, se remitirá Ia documentación por correo electrónico, al área de la contaduría encargada de las reservas presupuestales o al Cr. del Servicio, quien registrará la misma en los sistemas correspondientes.
  • El Contador realizará el informe de disponibilidad (en el formulario de solicitud).
  • El Contador remitirá al Ordenador desde su mail institucional, el formulario de solicitud de fondos (el formulario contiene información de la solicitud, la reserva presupuestal, el informe de disponibilidad).
  • El Ordenador, a través de su mail institucional, remitirá su autorización firmando el forrmulario correspondiente o por nota avalando la solicitud (indicando en la misma lo que está autorizando) y devolverá vía mail la documentación al área de Tesorería del Servicio.
  • El área de Tesorería realizará el tramite en el e-Brou correspondiente a la transferencia bancaria, a la cuenta del funcionario solicitante, y remitirá la documentación al Contador del Servicio (formulario de solicitud de fondos completo, con firmas).
  • El Contador realizará los controles pertinentes,realizará la intervención previa al pago y procederá a autorizar la transferencia bancaria electrónica remitiendo información a la segunda firma autorizada a estos efectos, para que se pueda completar la transferencia.
  • Con la transferencia bancaria realizada, el área de Tesorería procederá como habitualmente a registrar el egreso en el Parte Diario de Caja, así como en todo otro sistema que contenga la información de los fondos pendientes de rendición.
  • Posteriormente Tesorería remitirá Contabilidad y a la Sección que controla del egreso escaneada (formulario de correspondientes, transferencia bancaria, correspondiente. desde su correo institucional, al correo institucional del área de los fondos pendientes de rendición, la documentación respaldante solicitud del desembolso financiero con las autorizaciones junto con el parte diario) a efecto de su registro en el sistema.
  • El área de Contabilidad realizará los registros correspondientes.
  • Una vez superada esta situación excepcional, en los casos que se haya optado por el uso de la planilla de registro de comprobantes, con la información contenida en las planillas se emitirán los comprobantes oficiales correspondientes efectuando los controles pertinentes (correlatividad numérica, exactitud de montos y conceptos) con los registros contables. En los casos que se optó por el retiro de los documentos y la emisión de los mismos, deberán controlarse los registros contables con los documentos originales proporcionados por el área de Tesorería.
  • Las conciliaciones de las cuentas bancarias, así como de las cuentas CUN deben mantenerse al día, las cuentas bancarias serán el único medio por el que se moverán fondos (ingresos y egresos).
  • Para otros casos de egresos de fondos (pago proveedores, pago BPS, pago retenciones a DGI, etc) debe instrumentarse procedimiento similar al descripto, realizando los controles pertinentes que cumplan con la normativa vigente. Por ejemplo el comienzo del trámite será mail adjuntando la documentación necesaria para el inicio del mismo (a saber factura electrónica, factura impresa escaneada y conformada, factura de BPS controlada por el área correspondiente, etc.).

 

3 - RENDICIONES DE FONDOS ENTREGADOS

Refiere a la situación de los fondos entregados a funcionarios, que a la fecha se encuentran pendientes de rendición, y para los que deben tenerse en cuenta las fechas de vencimiento para rea)izar las rendiciones (Art.132 del TOCAF).

En estos casos, se deberá remitir al mail del área correspondiente dentro de la Contaduría, la planilla de rendición correctamente completada y firmada por el solicitante de los fondos con la documentación escaneada de los gastos realizados (o foto de los mismos). La documentación es necesaria para la realización de los controles de legalidad que correspondan.

Luego del control de la documentación remitida vía mail, la rendición se aceptará sujeta a control final. Dicha rendición será definitiva cuando se verifique la misma con los comprobantes originales.

Luego de superada la situación de emergencia, los funcionarios deberán presentar las rendiciones con la
documentación original correspondiente.

Es deseable que se comunique a Ios funcionarios que tienen vales pendientes de rendición, que las devoluciones de fondos por remanentes de vales se recibirán únicamente mediante transferencia bancaria, para lo cual se les deberá informar la cuenta bancaria del Servicio a estos efectos.

Los nuevos vales que se otorguen deberán indicar la cuenta bancaria en la cual se harán las devoluciones de fondos en caso de corresponden.

Cada Servicio deberá evaluar la necesidad de realizar las reposiciones de fondo rotatorio en el SIIF que sean necesarias para el funcionamiento del Servicio. En el caso de ser necesario e imprescindible, se deberán tomar los recaudos correspondientes, a los efectos de determinar la documentación que se está considerando en las mismas, a los efectos de un adecuado control posterior al momento de recibir los comprobantes originales.

 

Dr. Luis Victor Leopold

Prorrector de Gestión
 

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