A fin de dar continuidad al proyecto Mejora de procesos en la Udelar, cuyo lanzamiento fue en agosto de 2021, Cyntia Buffa —referente de la línea estratégica Tecnologías de gestión y Gobierno abierto del Prorrectorado de Gestión— y Liza Arén —especialista en mejora continua de procesos de la Facultad de Ciencias Económicas— condujeron el primer encuentro del año el 24 de marzo de 2022.
Para dar inicio, Buffa expresó: “(...) la idea de hoy es hacer una puesta a punto que dé cuenta de lo trabajado el año pasado, que oficie como línea de base para tomar fuerza, comenzar a proyectar el 2022 y recepcionar propuestas para abordar nuevos procesos".
Sobre el proyecto “Mejora de procesos en la Udelar”
La propuesta tiene como propósito el rediseño de los procesos de apoyo a las funciones sustantivas de la Universidad: enseñanza, investigación y extensión. Sugiere implementar mejoras en algunos procesos a fin de elevar la calidad en la atención y gestión universitaria al servicio del proyecto académico institucional.
El equipo coordinador; integrado por el Prorrectorado de Gestión, la Dirección General de Personal, Dirección General de Auditoría Interna, la Dirección General de Administración Financiera, en articulación con Rectorado —junto con referentes de los diversos ámbitos universitarios—, releva los procesos a mejorar e identifica sus debilidades y oportunidades de mejora.
Compromiso entre pares
Arén explicó que, para el cumplimiento del objetivo, los procesos se analizan en el marco del conocimiento y experiencia acumulada, la ejecución actual y oportunidades de mejora, y los recursos disponibles y necesidades futuras. En 2022, se trabajó sobre los procesos de compras y de toma de posesión de cargos.
En compras fueron tres los ejes temáticos abordados: planificación “establecer un plan piloto durante el 2022 para elaborar un plan anual de compras e integrar activamente a todas y todos los involucrados”, solicitud de compra, “implica, entre otros, relevar los formularios que se utilizan en los distintos Servicios y obtener los datos básicos para unificar criterios. También solicitar la incorporación de equipos especializados en Tecnologías de la Información y Comunicación del Servicio Central de Informática (Seciu)”, y capacitación, “mediante la identificación de referentes clave en formación dentro de la Udelar, para elaborar una base de capacitaciones en: gestión por procesos, planificación estratégica, proceso de compras y planificación de compras. Asimismo, reafirmar el vínculo con la Escuela de Gobierno y Comunidades de prácticas”.
En cuanto al proceso de toma de posesión de cargo, las necesidades identificadas fueron similares: “nivelación de conocimiento mediante capacitación en diferentes áreas que tienen que ver con el nuevo estatuto docente, arrendamiento de obra, dedicación total, legajo, extensión horaria, tratamiento de docentes extranjeros y formularios externos”, en relación al formulario de toma de posesión de cargos “se identificaron necesidades de incluir y/o modificar información”, y desarrollar el “rediseño y unificación del procedimiento”.
La especialista en mejora continua de procesos destacó la motivación, interés y compromiso de las y los participantes durante el 2021, la valoración positiva de los intercambios que se produjeron, el intercambio de buenas prácticas y transferencia de conocimiento entre los ámbitos universitarios. Afirmó, a modo de cierre, que la propuesta fomenta el trabajo colaborativo y articulado, así como la apropiación de la necesidad creciente de construcciones colectivas descentralizadas, desde la realidad cotidiana de los procesos y las personas.
El proyecto Mejora de Procesos de la Udelar se enmarca en la línea estratégica Tecnologías de gestión y Gobierno abierto del Prorrectorado de Gestión.