La última instancia del ciclo de encuentros sobre gestión y las funciones sustantivas de la Universidad de la República tuvo lugar el 31 de agosto de 2022 en la Facultad de Psicología.
El ciclo, coorganizado por Rectorado y los cuatro prorrectorados, fue concebido como un espacio de trabajo para propiciar el intercambio entre una multiplicidad de actores vinculados con las temáticas de la gestión universitaria, relacionada a los propósitos sustantivos de la Universidad: enseñanza, investigación y extensión.
La segunda exposición estuvo a cargo de Juan Cristina, Prorrector de Enseñanza; y Luis Leopold, Prorrector de Gestión. En su presentación, titulada ¿Qué hemos hecho a partir de las tres jornadas anteriores?, dieron a conocer diversos proyectos y acciones (“procesos, productos y resultados”) que están en curso y son una derivación de los primeros tres encuentros.
Movilidad horizontal
Sobre la movilidad estudiantil, Juan Cristina afirmó que “(...) nuestras y nuestros estudiantes son, primero que nada, estudiantes de la Universidad de la República y, luego, están asignados a distintas carreras, en distintas facultades, en distintos momentos…”.
Explicó que esta “concepción de universidad moderna” en la que las y los estudiantes “se mueven” de un Servicio a otro según sus intereses particulares, trae consigo complejos desafíos que deben ser abordados conjuntamente entre docentes y funcionarias y funcionarios técnicos, administrativos y de servicios.
Cristina informó que luego del encuentro sobre gestión y enseñanza recorrieron, junto con el Prorrector de Gestión, las mesas de las áreas para dialogar acerca de “cómo hacemos para tener, realmente, un sistema (integrado) general de bedelías "(...) ya que la gestión influye muchísimo en la calidad de la enseñanza y en cómo se vive desde el estudiantado la vida universitaria”. Al respecto, anunció que las Áreas están elaborando un documento que concentra “acciones a tomar” que favorecen y facilitan la sinergia entre los tres actores anteriormente mencionados.
Actas digitales
Luis Leopold invitó a Mariela De León, directora del Servicio Central de Informática (Seciu) para que diera cuenta del estado de situación del proyecto de digitalización de actas.
De León explicó que existen tres documentos sobre la gestión de la trayectoria estudiantil: “el título, que se obtiene a partir de una escolaridad de egreso; y las actas, que derivan en la escolaridad de egreso. Estos últimos son los que dan la garantía de que el título tenga validez y sea reconocido”. Señaló que para lograr concretar el proyecto de actas digitales es necesario contar con condiciones de garantía, seguridad y legitimidad, por lo que “al menos hay que contemplar tres dimensiones, la jurídica, la tecnológica y la archivística”.
Actualmente, el Seciu cuenta con un “proceso definido en lo conceptual y lógico, y con el diseño de una solución que involucra al Sistema de Gestión Administrativa de la Enseñanza (SGAE), a una plataforma de firma y a un software nuevo para archivo”. Al mismo tiempo, están realizando las pruebas de la plataforma de firma de la Agencia de Gobierno Electrónico y Sociedad de la Información y del Conocimiento (AGESIC) en lo que respecta a la validación de las normas y estándares internacionales.
De León indicó que la puesta en producción de las actas digitales se estima para el segundo semestre de 2023.
Curso dirigido a direcciones de carreras
Se trata de una formación, informó Leopold, que fue planteada a la Comisión Central de la Escuela de Gobierno y a la Comisión de Evaluación Interna y Acreditación (CEIyA), que se dirige “no sólo a las direcciones de carreras, sino también a todo el ecosistema de actores que el Prorrectorado de Enseñanza entienda pertinente”.
Al respecto, Cristina señaló que “una de las cosas que se vio en la jornada de gestión y enseñanza fue la necesidad de formarnos como conjunto, para que todas y todos pudiéramos hablar el mismo idioma. Eso incluye tanto a las direcciones de carrera, como a las comisiones de carrera, compañeras y compañeros que trabajan en las bedelías y las unidades de apoyo a la enseñanza”.
Compras en la Udelar
Gabriela Rossa, directora general de Administración Financiera, tomó la palabra y comentó que, en el marco del proyecto Mejora de procesos, “continuamos trabajando con los servicios en la creación de una red de referentes”. Comentó que este año se hizo foco en el Plan Anual de Compras (PAC) y que se está avanzando con “varias ideas para el año que viene con la Agencia Reguladora de Compras Estatales (ARCE) en relación a las distintas formas de adquisiciones”.
Cyntia Buffa, integrante del Prorrectorado de Gestión y referente de la línea estratégica Tecnologías de gestión y Gobierno abierto, enumeró algunas de las acciones que se han llevado a cabo y/o están previstas, entre ellas: reuniones por grupos de servicios y relevamientos para conocer el estado de situación del PAC, actividades con referentes de las áreas de compras (Gabino Suanes de la Facultad de Ciencias e Isis Burguez de la Facultad de Ciencias Económicas y Administración), instancias de formación y capacitación específicas, uso de herramientas y sistemas disponibles en la administración pública (Sistema de Compras Estatales, Tienda virtual).
Por su parte, Cecilia Fernández, Prorrectora de Investigación, comentó algunas de las acciones que está tomando la Comisión Sectorial de Investigación Científica (CSIC) para mejorar los procesos de compras para la investigación: “adaptar los calendarios de las convocatorias para ajustarnos mejor al PAC”, “mejorar la comunicación desde el equipo de la CSIC con sus colegas en todos los servicios”, y realizar ajustes en el Programa de “Fortalecimiento del equipamiento para investigación”.
Sistema de reservas de recursos compartidos
Mariana Leoni, referente de la línea estratégica Gestión de Campus del Prorrectorado de Gestión, presentó el Sistema de reservas de recursos compartidos. Indicó que, “en esta lógica de pensar cómo facilitar que las cosas pasen, nos pusimos a pensar cómo la gestión de los espacios y los recursos también es un elemento a tener en cuenta para generar condiciones que permitan mayores conexiones y articulaciones entre los distintos servicios universitarios que están dispersos por todo el territorio nacional”.
Leoni indicó que las primeras experiencias de puesta en funcionamiento del Sistema han sido con las salas virtuales (Zoom) de Oficinas Centrales, espacios y recursos de la Estación Experimental Dr. Mario A. Cassinoni (EEMAC), y espacios y flota vehicular del Campus universitario Luisi Janicki: pioneras universitarias.
Al finalizar, Leopold dio paso a la exposición de Federico Barreto, Coordinador de la Unidad de Comunicación de la Universidad de la República (UCUR).
