Trébol Pentaho consiste en una base de datos que brinda información sobre enseñanza y gestión a partir de indicadores obtenidos del Sistema Integral de Administración de Personal (SIAP) y el Sistema de Gestión Administrativa de la Enseñanza (SGAE). En 2023, se duplicó la cantidad de permisos que se brindó al funcionariado para acceder a la plataforma y se generaron nuevas funcionalidades para adquirir datos.
Con el objetivo de que cada vez haya más personas en la Universidad de la República (Udelar) que puedan tomar decisiones basadas en datos de forma autogestionada, un grupo de trabajo integrado por las direcciones generales de Personal, Administración Financiera y Auditoría Interna, el Servicio Central de Informática de la Udelar, el Prorrectorado de Gestión (PRG) y Rectorado se encarga de gestionar y desarrollar Trébol SIAP, incorporando variables que mejoren el sistema. En ese sentido, la plataforma continúa en construcción y se espera que los servicios que la utilizan envíen posibles nuevas dimensiones a incorporar para analizarlas.
En 2023, de acuerdo al informe cualitativo que realizó el PRG sobre sus actividades, se duplicó la cantidad de permisos brindados para utilizar Trébol respecto al año anterior. Se pasó de 119 a 241 permisos. Este aumento significativo responde a diversas acciones de promoción y sensibilización respecto al uso y beneficios de la herramienta, como las visitas a las mesas de Áreas Académicas, donde se presentó la plataforma y se dieron a conocer sus potencialidades.
Estos espacios de intercambio dieron lugar al desarrollo de cubos por área, que se suman a los tradicionales cubos de los servicios. Esta implementación consiste en una nueva forma de visualizar los datos que ofrece la herramienta para obtener información combinada de los servicios que integran las distintas Áreas Académicas de la Udelar.
A su vez, se espera que la plataforma siga evolucionando como sistema de información para sus usuarios. En el caso del SIAP, una vez por mes, se realiza una extracción de datos y se hace una nueva carga acumulativa en Trébol. Como se mantienen los datos que se cargaron en cada mes, se puede hacer un estudio de la evolución de los datos que acumula el sistema.
El 68% de los permisos que se otorgaron fueron para el SIAP
La información que puede encontrarse en el SIAP es de particular relevancia para la gestión universitaria y tiene que ver con el funcionariado TAS, docentes, pasantes, becarios y becarias que forman parte de la Udelar. Cada servicio de la Universidad utiliza el sistema para gestionar la totalidad de sus recursos humanos accediendo a datos como legajos, designaciones y remuneraciones.
Durante 2023, se otorgaron un total de 252 permisos para Trébol, de ese número, un 68% fueron para el SIAP. En este mismo periodo de tiempo, se realizaron un total de 4202 consultas. Los servicios que más consultaron fueron la Dirección General de Personal, el Hospital de Clínicas y la Dirección General de Planeamiento.
A su vez, las dimensiones más consultadas en el total de los servicios fueron “escalafón” y “grado”, que se usan para conocer el estado de situación del personal del servicio en cuanto a su estructura escalafonaria y de plantel docente.
Para obtener un usuario para Trébol SIAP se necesita completar un formulario y enviarlo a mesadeayuda@seciu.edu.uy. Por otra parte, si se quiere acceder al cubo de un área en Trébol, se debe completar otro formulario y enviarlo a la casilla de correo ya mencionada.