La Dirección General de Personal (DGP) en coordinación con el Servicio Central de Informática (Seciu) y el Prorrectorado de Gestión (PRG) convocaron, el 13 de mayo de 2021, a integrantes de decanatos, direcciones de división y jefaturas de sección concursos de diversos servicios universitarios, a una instancia de presentación del Sistema de Gestión de Concursos en la Udelar (concursos.udelar.edu.uy).
La actividad estuvo a cargo de Alicia De León, Directora del Departamento de Concursos de la DGP; y contó con la colaboración de Renée Llopart, del Seciu; y Silvana Péndola, Jefa de Concursos del Departamento de Secretaría de la Facultad de Psicología.
Los objetivos del encuentro fueron informar acerca de los beneficios de la implementación del Sistema, despejar posibles dudas técnicas para su uso, y compartir buenas prácticas y experiencias con aquellos ámbitos universitarios que aún no han incorporado la herramienta para la gestión interna de sus llamados a concursos.
El Sistema de Gestión de Concursos, puesto en marcha en 2012, surgió como necesidad de la DGP para favorecer la correcta administración de los llamados de carácter masivo. Paulatinamente, otros servicios lo incorporaron, siendo pionera la Facultad de Psicología en 2014. En la actualidad, la herramienta es utilizada en Oficinas Centrales; Centro Universitario Regional del Este; Escuela Universitaria de Música; Facultad de Arquitectura, Diseño y Urbanismo; Facultad de Medicina; Facultad de Psicología; Facultad de Veterinaria; Hospital de Clínicas; y el Instituto “Escuela Nacional de Bellas Artes”.
Alicia De León destacó que el Sistema fue desarrollado por el Seciu, lo que “resulta importante porque contamos con el apoyo permanente de informáticos de la institución, —no dependemos de empresas, ni presupuestos externos—. Siempre hay un equipo que está trabajando para diseñar nuevas prestaciones y solucionar eventuales inconvenientes”.
De León hizo un recorrido por el Sistema desde los diferentes roles (usuarios/as internos y externos) para explicar el empleo y mostrar paso a paso las posibilidades que brinda.
Acerca de sus prestaciones
Al ingresar como usuario externo, se puede acceder a los llamados en período de inscripción, llamados con período de inscripción próximo a comenzar, llamados en trámite, y llamados finalizados. Allí se detalla información relativa al servicio-sección que lo convoca, código de llamado, número de expediente, fecha de inicio y cierre de inscripción y recepción de documentación, entre otros datos.
De León explicó que el usuario/a puede preinscribirse de manera virtual a través del Sistema, registrar y cargar la documentación requerida. Posteriormente, una vez validada la información, el Sistema ofrece la posibilidad de agendar un turno para que el/la aspirante entregue la documentación física en la oficina que corresponda.
“La preinscripción tiene la ventaja de que la persona la realiza en el momento que le sea posible, sin la necesidad de apersonarse en el servicio”, subrayó De León.
La Directora del Departamento de Concursos de la DGP aclaró que, si bien el Sistema permite hacer todo el proceso de forma remota, depende de las normas de cada servicio la manera de culminar el proceso de inscripción: “quizás, en un futuro próximo, cuando la mayoría de la población cuente con firma electrónica, se pueda entregar todo de forma virtual”, acotó al respecto.
Una vez realizada la preinscripción, la persona “comienza a recibir en su correo electrónico y/o teléfono proporcionado, notificaciones o avisos de primera mano: enviados directamente por la sección concursos a través del Sistema” dijo De León. Esto representa una ventaja, tanto para las y los inscriptos como para el personal a cargo, por la agilidad, precisión, y equidad que supone.
En esta línea, remarcó que para el funcionariado a cargo de los departamentos y secciones de concursos, el Sistema ofrece beneficios adicionales ya que permite enviar estas notificaciones y/o avisos, de manera masiva y/o particular según lo determine la naturaleza del mensaje. Asimismo, posibilita generar y acceder a bases de datos completas o parciales (con información previamente escogida, por ejemplo: inscriptos, preinscritos, preinscripciones validas o invalidas, habilitados para agendar, participación en sorteo, ganadores del sorteo), y descargar toda la documentación alojada en el sistema en formato .pdf.
También facilita el seguimiento, ya que es a través del Sistema que las y los preinscriptos e inscriptos se “dan por notificados”, y pueden enviar consultas específicas, “por lo que se puede realizar un control diario del estado de situación del llamado y despejar dudas en tiempo y forma”, remarcó De León.
Compatibilidad de sistemas
Es destacable informar que los Sistemas de Gestión de Concursos y de Expediente Electrónico trabajan de forma paralela y complementaria, ya que los formatos de la documentación recabada son compatibles.
Luego de una instancia en que las y los participantes realizaron consultas sobre aspectos técnicos, jurídicos, y manifestaron su interés en incorporar la herramienta, De León agradeció la presencia y manifestó: “es un gusto encontrarnos con tantas y tantos compañeros. En la medida que el Sistema sea más popular, que más servicios lo usen, se podrán incluir cada vez más prestaciones ajustadas a las peculiaridades de cada ámbito universitario”.
Los Servicios Universitarios interesados en implementar el uso de este Sistema podrán solicitar la instalación, capacitación y manual de uso, escribiendo al correo de Mesa de Ayuda del Seciu: mesadeayuda@seciu.edu.uy.
El PRG, dentro de su línea programática Tecnologías de Gestión y Gobierno Abierto, promueve la incorporación del Sistema, en el entendido que favorece, facilita y aporta a la profesionalización, sistematización y transparencia de los llamados a concursos para ocupar cargos en la Universidad.