Las Direcciones Generales de Personal, de Administración Financiera y de Auditoría y el Servicio Central de Informática Universitaria (Seciu) trabajaron juntos para mejorar el proceso de generación y remisión de la Historia Laboral de los funcionarios de la Udelar al BPS.
En cumplimiento de resoluciones adoptadas por el Consejo Delegado de Gestión Administrativa y Presupuestal de Udelar, estas dependencias conformaron un grupo de trabajo que desde el año pasado se encuentra analizando los requerimientos necesarios para lograr ese objetivo, en contacto con la empresa que proveyó a la institución de su Sistema Integral de Administración de Personal (SIAP), y que desarrolló los ajustes a esta nueva funcionalidad.
Las directoras Claudia Perrone (Personal), Gabriela Rossa (Administración Financiera), Andrea García (Auditoría Interna) y Mirta Podestá (Seciu), explicaron al Portal de la Udelar que el SIAP se utiliza desde 2013 en todos los servicios universitarios. Es operado por las respectivas secciones Personal y Contaduría. García señaló que hasta ahora los productos del SIAP eran la liquidación de sueldos, la actualización de la carrera funcional y la generación de los legajos de los funcionarios. A partir de ahora tendrá un nuevo subproducto: la Historia Laboral que debe ser dirigida al Banco de Previsión Social (BPS).
Las directoras indicaron que Seciu participa en este proceso para poner a punto sus aspectos informáticos, y Auditoría Interna porque desarrolla una labor que atraviesa los diversos ámbitos de la Udelar, apoyando en el análisis y las evaluaciones de los distintos procedimientos de gestión, realizando recomendaciones, asesorías y controles de manera que se ajusten a las normas.
Los organismos públicos y privados están obligados a remitir mensualmente al BPS toda la información de los funcionarios relativa a remuneraciones, códigos de salud y días trabajados, explicó García. Hasta ahora la Udelar generaba esa información fuera del SIAP, en otros sistemas informáticos. «Esto incluye datos de identidad de los funcionarios, la información de los montos que la persona percibió, de los días que trabajó, de su seguro de salud y otros datos que el BPS también solicita, como el tipo de actividad laboral, fecha de nacimiento y de ingreso a la institución», señaló García.
Podestá explicó que hasta ahora se requería el reingreso de esa información en otro sistema, lo cual implicaba la doble digitación de datos por funcionarios de las secciones Personal y Contaduría. Al integrar este producto al SIAP se logra que la información se ingrese una sola vez —tanto para el legajo y para la liquidación de sueldos como para la Historia Laboral—, con la consistencia que esto aporta. Se simplifica el trabajo de los funcionarios, los datos son más confiables porque se evita la doble digitación, y la Historia Laboral se genera automáticamente. La información «va a reflejar mejor la realidad, porque lo mismo que está en el legajo es lo que se informa al BPS, se autocontrola la calidad de la información», señaló. También se espera que de esta manera se llegará «más holgado» al cumplimiento de los plazos que da el BPS.
El sistema comenzó a ser implementado a partir de pilotos en la Facultad de Ingeniería, la Facultad de Información y Comunicación, la Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación, y el Instituto de Higiene, en marzo de este año. En junio se logró validar la nómina de mayo en el BPS de estos servicios, procesada y extraída del SIAP. Con este resultado satisfactorio, se proyecta continuar la implantación en la Udelar con otro grupo de servicios conformado por el Centro Universitario Regional del Este, la Facultad de Derecho, la Facultad de Ciencias, y la Facultad de Agronomía.
Para la implementación se trabajó previamente en los requerimientos funcionales y las especificidades que la institución necesita, a los efectos de que se realizaran las adecuaciones del software. El procedimiento es sencillo porque está incorporado al sistema SIAP que los funcionarios ya saben cómo manejarlo. Hay un apoyo central a los funcionarios de los servicios además de instancias de trabajo: una charla general sobre el proceso, un acompañamiento a las dos áreas por parte del equipo central, una capacitación en el momento y el soporte a través de la Mesa de Ayuda de Seciu a partir de que el servicio incorpora el uso de esta nueva funcionalidad.
Un aspecto importante de la implementacón es que debe realizarse una revisión de los datos almacenados en el SIAP que ahora se utilizarán para informar al BPS con los datos que se informaban hasta el momento, para observar qué diferencias hay y hacer los ajustes correspondientes. Por eso la implantación se está haciendo en etapas de grupos de servicios: hay una etapa de conciliación de datos que requiere trabajo y dedicación por parte de los funcionarios de los servicios, y por otra parte dedicación del grupo central que está acompañándolos.