Dos funcionarias del archivo de la Facultad de Información y Comunicación (FIC) señalaron como positivo el intercambio entre los distintos servicios universitarios y destacaron la creación de protocolos de eliminación de archivos.
En el marco de una serie de publicaciones llamada “De los archivos a la red”, que tiene como objetivo contar cómo se desarrolla el trabajo de la Red Universitaria de Archivos a un año de su creación, el Prorrectorado de Gestión entrevistó a dos de las responsables de administrar el archivo de la FIC.
María Virginia Santos y Silvia Berger, ambas archivólogas, contaron que el archivo de la FIC está compuesto por documentación que data desde la antigua Licenciatura en Comunicación (LICCOM), y en él se pueden encontrar expedientes de concursos o legajos personales. Según Berger, esos archivos son de gran importancia, por lo tanto, deben estar organizados para ser encontrados rápidamente y cuidados para que no se deterioren.
A más de una año de la creación de la Red, ambas consideran que la iniciativa es muy buena porque ayuda a que cada profesional crezca cooperando con sus compañeros: “Intercambiás sobre la parte técnica. A veces vos ayudás, otras te ayudan, es una forma de cooperación que tenemos entre todos”, señaló Santos.
Una de las iniciativas que más destacaron fue el establecimiento de una tabla de plazos, que consiste en un procedimiento estándar de eliminación de documentos, que sirve como guía para las y los integrantes de la Red. “Para mí es espectacular porque te dice cuántos años tenés que guardar determinada documentación o eliminarla”, apuntó Berger.
Esta herramienta es particularmente útil ante la necesidad de mayor espacio, como en el caso del archivo de la FIC, que según Santos, “va creciendo” y precisando más lugar. En ese sentido, comentó que se fijan en la tabla de plazos para evaluar qué documentación se puede eliminar y así hacer más espacio.
De todas formas, aclaró que a veces hay diferencias entre los documentos que hay en cada facultad y que eso resulta un desafío a la hora de sistematizar un proceso de eliminación. Por eso, la Red tiene un grupo específico que trabaja en la elaboración de las tablas de plazos.
Berger añadió que también hay un grupo que se encarga de redactar un reglamento común para todos los archivos que integran la Red, otro que se encarga del proceso de eliminación contable y un cuarto equipo que lleva a cabo la elaboración de los estatutos de la Red.
El objetivo de estas acciones de coordinación es que todos los archivos que integran la red funcionen igual. Por esa línea, Santos explicó que hay repositorios documentales en la Udelar que cuentan con archivólogos/as, pero otros no. Teniendo en cuenta eso, la Red también busca que las y los funcionarios que no están profesionalizados en la materia puedan adquirir los conocimientos técnicos necesarios para poder gestionar su archivo de forma satisfactoria.
En ese sentido, comentó que la Red subió un curso sobre la temática en la plataforma EVA para responder a una de las principales necesidades que manifestaron desde varios servicios. “Uno de los motivos de la creación de la Red fue que muchos servicios hacían consultas porque no tenían archivólogos”, recordó, por eso, los cursos sirven particularmente para apoyar a los que no tienen profesionales especializados en la materia.
